会社では文書のほとんどはデータ形式で保存されています。日々の業務でも多くのファイルを作成していますし、取引先ともデータでやり取りすることがほとんどです。
では、その膨大なデータをどうやって保存しますか？
すぐに出せる状態にしておかないといざというときに使えませんよね。これは、紙の書類も同様です。紙ベースで保存されているものもまだ多いのですが、これらの書類も効率よく仕舞っておかなければいけません。
ここではデータと書類の整理方法について解説したいと思います。
データは日付をつけて保存しておくようにする
データの名称には日付をつけるという習慣をつけるようにしましょう。
「議事録」、「打ち合わせ記録」といった、いつ作成したかが重要になってくる書類は特にそうです。また、計算書類やデータベースといったものも同様です。
西暦の下二けたと月日で「171221議事録」や「180306打ち合わせ記録」としておくと検索がしやすくなります。また、画面上で昇順に並べると時系列で並ぶので経緯を追うときにも便利です。
これと同様に、計算書類や作成したドキュメントも日付をファイル名にしておきましょう。
ここで「最新版」とか「最終版」といった名称の使用には気を付けましょう。「最新版」ではいつの時点のものかわからないからです。「最終版」も作成時点では最終版であっても、その後変更されたかどうかわかりません。ひどいと「最終版その2」など混乱を招くような名称になっていくのでこれらの使用は慎重にしたいところです。
フォルダ内に変更の履歴を書いたメモを残しておくと、いつ何を訂正したのかがよく分かりますよ。
紙の資料はクリアファイルに入れて管理すると便利！
紙の資料はスペースを取ります。またひとたび所在が不明になると探すのが大変です。パソコンのデータであれば簡単に検索できるのですが、紙の資料はそうはいきません。
紙の資料の整理にはクリアファイルの使用をおすすめします。よく景品やノベルティでもらえる透明な資料入れです。
クリアファイルの一番上にタイトルを記入した紙をいれます。再利用の紙で構いません。またこのタイトル用の紙には、横にタグをつけます。そしてこの後ろに資料を入れていきます。こうすることでプロジェクトや業務ごとのフォルダができあがります。
次にこのフォルダを机の中にしまいます。収納にもひと工夫です。年代順に並べたり、頻繁に使うものやあまり使わないものに分類したりと使いやすい方法でよいと思います。
このようにしまっておけば、後から探すときに時間の短縮になります。タグがあるので分かりやすいですし、タイトルが大きく書いてあるので中身を確認しなくても内容が分かります。
PCよりも検索がしにくい分、紙の資料は整理整頓が必要です。クリアファイルに入りきらないほどの量になったら保存用のファイルに綴じましょう。
紙のデータ化するときには、どこに注意すればいいの？
オフィスは限られたスペースです。一方で仕事をすればするほど資料は増えていきます。
増えた資料はどうしますか。重要な書類は紙のまま保存する必要もあるでしょう。それでは必ずしも紙で保存する必要のない資料はどうしたらよいでしょうか。
紙として保存する必要性のないものはデータ化することをおすすめします。スキャニングしてPDFなどのデータにすれば省スペース化がはかれます。また、データ化すれば検索にも時間がかかりません。
いいことばかりに見えるデータ化ですが、3つの注意点があります。
1.手間と時間がかかる
まずひとつめは、スキャニングには手間と時間がかかることです。大きな図面や書籍になっているものはスキャニングがしづらいものです。ホチキス止めになっているもの、A4とA3が混在するものもやりにくいですね。
2.スキャンしたデータも整理が必要になる
ふたつめはひとつめとも関連します。スキャニングしたデータを整理しなければいけないことです。スキャニングしても多くの場合、ファイル名は便宜的な名称しかついていません。これを「180501受領資料」といった整理しやすい名称に変えるのは意外に手間のかかる仕事です。
3.スキャンデータは、ファイルの容量が大きくなりやすい
最後はファイルが大きくなることです。文書であってもキロバイト単位になりますので保存場所に負担がかかります。図面も大きくなりがちですので注意が必要です。
データ化はメリットも大きいですが、それを実現するためには時間と手間がかかります。そのバランスに注意しながらどちらで保存するか決定しましょう。
資料整理までやっておくのが、仕事なんです。
会社を見渡すと机の上が書類でいっぱいになっている人、いませんか？書類の山から目的の書類を間違えずすぐに探せるのか不思議に思います。
つい、日々の業務に追われて整理を後回しにしてしまうのは仕方のないことではあります。ただ、それを習慣にしているとすぐにデータや資料は制御不能な状態となってしまいます。資料探しに時間を費やしていては、業務の効率化はおぼつかなくなります。
資料整理も仕事の一部と思って普段からこなしていきたいものですね。