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初めて社内外会議の設定を任された時に知っておきたいこと

社内外会議の設定方法や留意すべき事項について

新入社員にとって、新たな経験ばかりですがその中でも会議の設定や案内、そして進行ともなるとマニュアル通りで済むことばかりではないので非常に難しいとことろもあります。

では基本的にはどんなところに注意しながら会議の設定や案内をすればよいのでしょうか。
いくつかのポイントにわけて、ご紹介していきたいと思います。

まずは会議を設定するに当たって重要なのは進行役がどの部門または部署であるかをはっきりさせることです。各部門に案内を出すべきはあくまでも主体となる部門であること、そして目的や課題に関してもその主体となる部署が設定するべきになります。

もちろん、新入社員がその会議のテーマ設定までを突然行うことはないかも知れません。まずはここでは自分の部署がその会議の主体者であり、案内までを出すという前提で考えていきたいと思います。実際に案内を出すまでに必要な作業です。

1、キーマンが出席可能かどうかを確認

7c886f1693dd084b876d29dc17896220_sいくつかの部署にまたがる場合、キーマンが出席可能かどうかをまずは最初に確認しましょう。キーとなるメンバーが出席できないような会議ではあまり意味がありません。

2、会議室の確保

12c739442e40c2979aa85e40d6ac0914_sこうした主要メンバーを確認できたのちに会議室の確保です。これはどんな企業も行うことなのであまり心配はないでしょう。

3、案内を出す

cd7598445245e893e5c7326b88db5732_s次に案内を出す前に必要なのが会議のテーマです。主体となる部署が自部門ですから上司や内部としっかり、その会議で話題としたいこと、結論を出したいことを記載したうえでのメールや書面での案内にしましょう。目的や趣旨がよくわからない案内は一番よくないと思われます。

さらに会議をスムーズに進めるためには事前に必要となる資料も準備しておき、会議までに目を通してもらうようにお願いしておけば万全です。効率よく進行が進むことも間違いありません。

4、議事録をとる

f4d7f0745ccf8ca325c56e309be932ed_sそして、会議そのものの運営です。もちろん、議事録をとることがお役目として出てくると思います。ここでも注意が必要です。どうしてもなれるまでは聞き取れないことがあったり、ポイントとなる場面の聞き逃しもあります。

おすすめなのはボイスレコーダーの持ち込みです。どんな会議でもきちんと議事録をとることは重要です。自分自身の理解を深めたり、会議の内容を共有するために必須の役割でもあります。

5、議事録を配信

033この議事録を上司確認の上、参加部署に送るわけですが、ここでも重要な点があります。

単に配信するだけではなく、加筆修正を求めること、そして確定した際にも次にポイントとなる点を配信時にしっかり記載することで次につながる議事録配信になります。こうした繰り返しで企業の物事が決まっていくわけです。

まずは大きな意味でこのルーティンがマスターできるようになりましょう。そして、最終敵にはこの運営をすべて回せるようになっていれば、間違いなく一人前です。


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