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プロジェクトマネジメントを行う上で大切な3つのポイントとは?

ビジネスの現場では、規模の大小を問わず、目的を達成するための期間が定められた業務である「プロジェクト」が存在します。そして、プロジェクトをどのように進めていくかをスケジューリングし、プロジェクトの目的を達成できるようにコントロールしていくことを「プロジェクトマネジメント」と呼んでいます。
今回は、そんなプロジェクトマネジメントを行う上で非常に大切な3つのポイントを具体的に見ていくことにしましょう。

情報共有されるための仕組みづくりを行なう

Global Strategy Connection Data Virtual Icon Innovation Graph Interface.Startup Diversity Teamwork Brainstorming Meeting Concept.Business People Coworkers Sharing Worldwide Economy Laptop Touchscreen

プロジェクトの成功・失敗は特に、職種や業種に関係なく、人と人とのコミュニケーションによって決まります。だからこそ、プロジェクト内の情報や課題は正確に伝えなければなりません。常に時間とともに変化していく状況をプロジェクトメンバーがきちんと把握していなければならないのです。さらに、自分の担当範囲以外の情報・課題についても個々が広く浅く把握していることが理想とされています。
「プロジェクトにおいて、遅延してしまっている部分とはいったいどこなのだろうか?」
「課題や懸念事項として挙がっていることはどんなことなのか?」
「プロジェクトメンバー全員が知っておくべき重要な情報とは何なのか?」
このようなことを共有・周知する必要があるのです。
そして、共有漏れが起きてしまった場合は、強く注意を促すこともマネジメントとしては大切になります。それは、情報の共有こそがそのプロジェクト成功の一番のキーポイントになるからです。

スケジュール管理をしっかりと行なう

Months and dates shown on a calendar whilst turning the pages

プロジェクトにおける施策や計画がきちんと進んでいるのか、あるいは遅れているのか、遅れている場合、その原因として考えられることは何なのか?このようなことを定期的に確認し、改善を繰り返すことが非常に重要となります。そして、「トヨタ自動車の改善」のように、「それはなぜなのか?」を何度も何度も繰り返すことによって、根本原因、つまり真因を明らかにして対策を打っていかなくてはなりません。
プロジェクトの進行が遅れたからといって、真因を突き止めず、改善策も講じずにスケジュールをただ立て直すだけでは意味がありません。このようなマネジメントでは必ず、また同じような問題が発生するからです。
つまり、スケジュール管理においても、真因把握の際に重要となるのがやはりコミュニケーションであり、情報共有なのです。プロジェクトマネジメントにおいて大切なキーポイントとは、単発で存在するのではなく、すべてつながりの中から生まれていることを意識しましょう。

課題は「計画」と「実行」の2つに分けて管理をきちんと行なう

前述の通り、この課題管理もスケジュール管理や情報共有に密接に絡み合うポイントなので注意が必要です。
プロジェクトマネジメントを行う際、仮にプロジェクトマネジメントに関する知識がなかったとしても、その課題を一つ一つ洗い出していき、きちんと丁寧に解決していくことで最終的にはゴールであるプロジェクト成功にたどり着くことができます。
プロジェクトには大きく分けて「計画」と計画を実際に進めていく「実行」の2つの側面があります。もしもこの「計画」段階の課題を洗い出さないままスケジュールを立て、実行に移してしまったらどうなるでしょうか?当然、実行はうまくいかなくなり、プロジェクトの進行はストップしてしまいます。また、さらに課題がこじれてくるとプロジェクト自体が失敗してしまい、計画が壊れてしまうこともあります。
ですので、課題管理はこの「計画」と「実行」といった2つの側面に分けて考え、特に「計画」段階で考えうる課題を事前に一つずつつぶしてクリアしていくことが重要になってきます。

大切な3つのポイントは確実に実施しましょう

Construction of a new and collaborative team

いかがでしたでしょうか。プロジェクトマネジメントを行う上での大切なポイントがおわかりいただけたでしょうか。
プロジェクトマネージャーはこの3つの他にもしなくてはならないことはまだまだたくさんあります。しかし、基本的な上記の3つのポイントがきちんと行なえなければ、いくらそれ以外に行うことを積み上げても崩れてしまいます。まずは今回ご紹介したポイントをおさえ、プロジェクトマネジメントとして実践してみてください。


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