wakus

確実に目的を達成する為のプレゼンテーション

明日の会議では「最新のOA機器の導入による業務効率の向上」と言うテーマのプレゼンテーションを行うのだ、とのことで一生懸命練習を繰り返している若手社員に、その上司が「そのプレゼンの目的は何?」と尋ねました。

するとその若手社員は「勿論、業務効率を高めること、そしてそれによって残業を少なくし、結果的に経費の抑制を図ることが目的です」と説明しました。

しかしその説明に上司は首を傾げるだけで、決して「分かりました、頑張りなさい」とは言いませんでした。

プレゼンテーションの目的

その上司が首を傾げる理由が理解出来ない若手社員は「この目的では会議の出席者から承認が得られないでしょうか?」と聞き返しました。
すると上司は「君は明日の会議で承認を得たいのか、だとしたら君のプレゼンの目的は”承認を得ること“のはずだよ」と言ったのです。
実は、このような会話は作り話でも何でもなく、普通に耳にすることなのです。

例えプレゼンのテーマ、即ち提案事項の目的が業務効率の向上であったとしても、それはあくまでも提案する施策の目的であり、そのプレゼンの目的ではないのです。
この例の場合のプレゼンの目的は「業務効率向上のために最新のOA機器を導入する事についての承認を得ること」なのです。
要するに、プレゼンテーションの目的とは、テーマについて「説明すること」、「理解して頂くこと」、「意見を頂くこと」、または「許可や承認を得ること」などであり、テーマとなる提案事項そのものの目的とは直接関係がない別のものなのです。

アテンションの必要性

Businessman giving presentation to his Colleaguesプレゼンの目的が単に「XXXについて説明すること」であれば、極端な話、その説明で相手が理解しようがしまいが、説明さえ終わればそのプレゼンの目的は達成されたことになります。
しかし「理解して頂くこと」「ご意見を頂くこと」、そして「許可や承認を得ること」であれば、参加者にはしっかりと話を聴いて頂く必要があります。

そのためには参加者全員が一気に注目するような冒頭の話、即ちアテンションを入れることが効果的であり、その一つが「答えを期待しない質問」です。どのような質問でも良いのですが、出来ればプレゼンのテーマに関係のある内容で、直ぐには答えられそうもない質問が良いでしょう。

そうすることによって、自分に尋ねられたらどうしようとの不安が芽生え、例え睡魔と戦っている参加者がいてもシャキッとなるからです。
前述のテーマの例で言えば、「今年度の総残業時間はどの位かをご存知の方はいらっしゃいますか?」と言いながら参加者を見回し、少し間をおいて「本日はその残業時間を少なくし、経費の抑制を図る為の提案です」とつなげれば良いでしょう。

効果的なプレゼンテーションスタイル

Audience Listening To Presentation At Conferenceアテンションで参加者全員の注目を集めたら、早速そのプレゼンによって達成したいことは何なのかを説明することです。
「全てのご説明の後で、XXXについてのご承認を頂きたいのでご不明な点は何なりとご質問を・・・」などの言葉になります。

そして、その質問は疑問が生じた都度受けるのか最後にQ&Aの時間を設けて受けるのかを明確に伝えておきましょう。

なお、最後にQ&Aで、とする場合には、質問事項を書き込むための資料を事前に配布することになりますが、そうすると「話している事」「読んでいる事」の同期ずれを起こす可能性がありますので注意が必要です。
プレゼンをする人が参加者に背を向けて黒板やスクリーンを見ながら淡々と話し続け、参加者は手元の資料をマイペースで読んでいるようでは決して同期ずれは避けられません。
プレゼンを行う人と、それを聴く人達が互いにアイコンタクトを取り合えることこそが効果的なプレゼンテーションスタイルなのです。

プレゼンテーション目的の達成

Creative blond businesswoman leading hes team in a friendly conversation about their next agency projectプレゼンテーションでの提案事項の目的が「業務効率の向上」の場合、それが達成出来たかどうかはその為の施策を導入してみなければ分かりません。しかし、その施策を導入することの「承認を得る」というプレゼンテーションの目的が達成出来たかどうかはその場で分かります。
「以上ですが、本提案についてのご承認を頂けますでしょうか?」と最後に確認するだけです。

「プレゼンテーションの目的」「アテンションの必要性」「効果的なプレゼンテーションスタイル」以上、ご理解頂ければこのプレゼンテーションの目的も達成です。


LEAVE A REPLY

*

Return Top