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初めてプレゼンテーションを任されたとき…知っておきたいポイントは?

会社である日上司から「今度の会議でプレゼンをやって貰うよ」と言われたら、嬉しい反面緊張するものです。 人前で時間を与えられて自分のアイデアを発表するのですから名誉なことですよね。 しかし、「そもそもプレゼンテーションって、何をすればいいの?」と思う人もいるはずです。 そこで、「プレゼンテーションとは何か」や「テーマ決めのコツ」について紹介します。

プレゼンテーションとは?

プレゼンテーションと言えば少し前に2020年東京オリンピック誘致でメディアで評判になった、あの華麗な「おもてなし」をイメージする人も少なからずいるでしょう。 プレゼンテーションは、元々外資系企業で行われていたのもので、最近では日本企業でも行われる様になったことからビジネススキルとして定着しました。

実はプレゼンテーションというのは、公式な場所で行われるものばかりではありません。 大きく分けて以下のものがあります。

オフィシャル・プレゼンテーション

東京オリンピック誘致のプレゼンテーションはこちらに入ります。 社内外関わらず複数の聴衆の前で、テーマに沿った情報や自分の見解を伝えます。 スピーチに加えてスライドを作成して、プロジェクターを使用してスクリーンに映しながら説明します。 多くの場合、ただ自分の意見を伝えるのではなく、社内コンペや取引先を説得するなど競う為の機会として用いられます。 オフィシャル・プレゼンテーションの成功がビジネスを左右すると言って良いでしょう。

スモール・プレゼンテーション

こちらはオフィシャル・プレゼンテーションと比較して、定義がかなり緩くなります。 仕事上で人に説明をすることは全てプレゼンテーションを意味するのです。 例えば、社内会議で自分の担当職務や業務改善について説明をしたり、取引先に商品の概要を説明する時にもプレゼンテーションを行う場合があります。 広い意味でビジネスに関するスピーチで、人前に立って資料を用いて話すことは、全てプレゼンテーションと解釈されるのです。 普通に仕事をしている中で自然にプレゼンテーションを行っていた、ということも多いのです。

初めてプレゼンテーションを任せられたら・・・

Lecture and training in business office for white collar colleagues

初めてプレゼンテーションを任されたら、まずは「オフィシャル」なのか「スモール」なのか理解しておくことが重要です。 それによりテーマ選びが変わってきて、プレゼンテーションを行う意味も変わるからです。 以下のことについて必ず確認しておきましょう。

誰に対して行うのか?

プレゼンテーションの聴衆はどの様な人達でしょうか。 部署内の人達なのか、部外の人達もいるのか、或いは社長や役員レベルの人達か、更に得意先や顧客がいるのか等により、同じことを説明するのでも表現方法が違ってきます。 基本的に部内の人達ならばかなり細かい事情でも話せるのですが、部外の人には知られたくないこともあり、情報を絞ることもあると覚えておきましょう。

何を期待されているのか?

プレゼンテーションの目的は重要です。 社員同士の勉強会なのか、新しいプロジェクトについての説明なのか、はたまた顧客に商品を買ってもらいたくて行うのかなど、自分が何を期待されてプレゼンテーションに抜擢されたのかを考えます。 それにより掘り下げるべき部分やメリット・デメリットの説明の仕方が変わってくるのです。

テーマは決まっているのか?

多くのプレゼンテーションの場合、最初からテーマが決められています。 しかし稀に社内会議で順番に社員がプレゼンテーションをするという会社もあり、その時には「テーマ自由」となっていることもあります。 テーマを自分で設定する時には「自分が得意とするもの」「なるべく一つのことを深く掘り下げた内容にすること」「聞き手が聞いて良かったと思えるもの」を基準に考えましょう。

持ち時間はどのくらいか?

持ち時間がどれ位なのかにより、スピーチの内容もスライドの枚数も決まってきます。 時間内に収まる様にスピーチを組み立てることがプレゼンテーションの質を左右すると言って良いのです。

情報をしっかりとする

stack of messy file folders and documents,free copy space

人前で意見を述べる時に自信がないと、つい「だそうです」「と言われています」等と言ってしまいたくなります。 しかしプレゼンテーションでは必ず客観的で根拠のある情報を使用しましょう。 その為には知っている事でも裏を取る為に情報集めはしておくべきです。

「と思います」という感想を述べたかったらスピーチの最後にすること、本題は理論で進めて行く様にしないと、説得力に欠けたプレゼンテーションになってしまいます。また、後から切り込んだ質問をされる場合もあるので、資料集めはしっかりとしておくと焦らずに済みます。

プレゼンテーションは管理職になる程必要不可欠なスキルです。 早いうちに慣れておき、いつプレゼンテーションを命じられても颯爽とこなせる様になりましょう。 嫌々準備をするのではなく、情報集めやスライド作りなど、全て将来自分の為になると思って前向きに取り組むことです。 やる気を見せれば会社もドンドンチャンスを与えてくれる様になるでしょう。


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