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プレゼンテーションの成否は準備で決まる!抑えておきたいポイントは?

仕事のプレゼンは、自分をアピールする大きなチャンスです。それに、プレゼンで出した企画が周りに認められて成功すれば、出世や昇給の可能性もありますよね。

ただ、プレゼンは普通にやっているだけでは上手くいかないことも多く、どうすれば良いのかわからないというケースも少なくありません。特に新人社員にとっては、プレゼンの結果が思うようにいかず壁に当たってしまうこともあります。

では、どのようにプレゼンをすれば認めてもらえるのでしょうか?

もちろん、その企画が通るか通らないかは会社の事情や方針も関係してくるので一概には言えません。しかし魅力的なプレゼンをすることができれば、間違いなく自分自身の成長を周りにアピールすることができます。

そこで、プレゼンで企画を高く評価してもらうためにはどうすれば良いのか、プレゼンに関する基本的なビジネススキルをいくつか紹介していきます。

 プレゼンの資料はわかりやすく簡潔に作る。

Business Chart Organization Planning Marketing Conceptプレゼンの資料を用意するとき、全体がゴチャゴチャしていてわかりにくくなっていないでしょうか?熱のこもった企画をプレゼンの資料にする場合、ついつい細かく説明してしまいがちです。
そして、細かい説明をすればするほど文章も長くなり、ボリュームたっぷりの資料が出来上がります。

しかしプレゼンの資料がボリュームたっぷりなのは、あまり良いことではありません。なぜなら企画の要点がわかりにくく、散漫になってしまうからです。企画に熱をこめるのは良いことですが、そのせいでわかりにくい資料が出来上がってはいけません。

では、どんなプレゼンの資料が理想的なのかといえば、箇条書きや図や表・グラフなどを使って視覚的に伝わってくる資料です。
極端なことを言えば、文章はあくまで補足程度にとどめ、箇条書きや図や表・グラフを中心に資料を作成しても良いぐらいです。

プレゼンは、ただ資料を見てもらうだけではありません。
というのも、プレゼン中は企画の良さを口頭で伝えていくことがメインで、資料はあくまでその内容を補足するためのものだからです。なので、資料は要点だけおさえて簡潔に作成し、パッと見てわかりやすい内容にするのが基本です。

資料に必要のない文章を入れたり、それほど重要ではない項目を設けたりするのは、企画の魅力を損ないかねなません。たとえどんなに独創的で良い企画であっても、書かれている内容が多くてごちゃごちゃしていれば、その良さがぼやけてしまいます。

そうならないためにも、わかりやすく簡潔なプレゼンの資料作成を心がけていきましょう。

 プレゼン中に気をつけたいのは話し方

Lecture and training in business office for white collar colleagues場合によっては大勢の前でプレゼンをすることもあるかもしれません。そのような場面で、「緊張して話せない」となってしまうと企画を通すことは難しくなります。性格上プレゼンが苦手という人ももちろんいるでしょうが、ある程度は練習や努力で何とかなります。

プレゼン中に気をつけたいのは、視線・声の大きさ・話すスピードなどです。
特に声の大きさと話すスピードは重要で、緊張から声が小さくなったり、焦りから話すスピードが早くなったりしないよう十分気をつけましょう。いくら企画が良くても、話し方がたどたどしいと企画に賛同してもらいにくくなってしまいます。

プレゼンでの話し方を鍛えるためには、コツコツと練習を積むしかありません。
同僚や先輩に協力してもらってロールプレイングして、上手に話せるようになるまで繰り返し練習していきましょう。そうすると、内容を隅々まで暗記することにも繋がりますし、声が小さかったり早口になっていたりする個所では指摘してもらうこともできます。

プレゼンでは内容をしっかりと伝えられるだけで、企画そのものの印象が格段に良くなり、しっかりと吟味してもらえるようになるのです。

 予想される質問に対する回答を事前に準備しておく。

Strategy Plan Marketing Data Ideas Innovation Concept自信のある企画であればあるほど、その企画に惚れ込んでしまいがちですよね。ただ、ここで気を付けたいのが、不安要素のまったくない企画などほとんどないということです。

つまり、何かしらの穴があるものです。そして、プレゼンではそんな穴を指摘する質問がよく向けられます。そのとき質問の答えを何も準備していなければ、企画の脆さまでもが露呈しかねません。そんな様子を目にすれば「企画を深いところまで突き詰めていない」と判断されてしまいます。

そのように判断されないためにも、予想される質問にはすべて回答できるよう入念に準備しておくことです。その企画のマイナス点としっかり向き合い、どう対処していくかの具体的な手段や方向性まで考えておきましょう。

何の準備もせずにプレゼンに挑んでしまえば、ほとんどの場合は上手くいきません。

どのような質問が想定されるかは、自分だけで考えるのではなく、例えば前項のロールプレイングをして練習をする中で、先輩や同僚から事前に質問をもらうこともできます。
そこで企画の穴がどこなのかを徹底的に追求して、プレゼンのときにされるであろう質問を想定し、そのうえで相手を納得させられる回答までを予め準備しておくようにします。

また、仮に予想していない質問が出たとしても動揺してはいけません。質問を真摯に受け止め、相手の懸念をなるべく払拭するような回答を心がければ問題ないでしょう。

プレゼンの準備はし過ぎるということがありませんので、時間の限り企画について検討するようにしましょう。

プレゼンは事前の準備が明暗を分ける

Top view of people hand drawing business creative concept with paints資料作成、話し方、質問への回答は、すべて事前にできる準備です。これらの準備を怠ってしまったら、良い企画でも認めてもらえないかもしれません。それはとてももったいないことですよね。

なので、プレゼンをするときには準備万端で臨むようにすることが大切です。そうすれば結果がついてきやすくなりますので、ぜひ参考にしてみて下さい。


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