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【パワーポイント】初心者でも簡単!分かりやすいプレゼン資料を作る8つのコツ!

プレゼンテーションは、自分のアイデアをスピーチとスライドで相手にどこまで印象的に伝えるかが問われるビジネススキルです。 そのとき、もちろんスピーチの内容ももちろん大切ですが、より説得力のあるプレゼンにするにはスライド作りも重要なポイントです。

「今度の会議でプレゼンを頼むよ」と言われた時に、資料集めとスライド作りはどの様にしたら良いのでしょうか?

①構成を組み立ててから作業に入る

プレゼンで発表するスライドは、スピーチに沿って作成していきます。 最初から伝えたいテーマが決まっていると、あれも説明したい、これも見せたいと思ってスライドが盛りだくさんになってしまいます。

資料作成をする時には、まず構成を組み立ててから作業に入りましょう。 先にスライドを準備してしまうと伝えたい内容が変わってしまったり、ひとつのことを掘り下げて伝えられなくなってしまいます。 プレゼンはシンプルで分かり易い方が評価が高くなるので、最初からスライド作りばかりに気を取られないことです。

②1つのスライドに書くメッセージは1つだけ

スライドを作る際には、とにかくギュッと内容を濃縮して見易くした方が良いと思う人もいます。 しかし1枚のスライドに幾つものメッセージが含まれていると、聞き手にとっては何が一番重要なのかが分からなくなってしまいます。

1枚のスライドに「○○が一番お得!」「でも△△の方がシンプル!」等と複数のメッセージは載せずに、1枚ずつ分けて主張していきましょう。

③見やすいフォントにする

プレゼンのスライドは、作り手の好みによってデザインが変わってきます。 フォントに関しても、作り手が「これはオシャレ」「他の人が使っていなくてカッコいい」等と思うものがありますが、それが聞き手にとって見易いとは限りません。

会議室で席が後ろだと、あまり凝ったフォントだと文字がくっついて見えにくくなることがあります。特に数字はフォントによっては「0と6」「3と5」が見えにくいものもあるので、注意が必要です。 外国人の中には「絶対にこのフォントでなければならない」とこだわる人もいますが、そうでない限りは日本では「メイリオ24pt」以上が見易いとしてよく使用されています。

④カラフルにしすぎない

スライドを作る時により目立たそうとカラフルにする人がいますが、どこが一番重要なのかが分かりにくくなってしまいます。 余程重要なことでない限りは、文字の色は何色も使用しない方が良いでしょう。

・文字の色は黒か紺
・フォントカラーは1枚のスライドで3色まで
・メインの主張にはその他2色程度を使う
・タイトルページ以外は背景をいれず、 テンプレートも統一する

上記の様にまとめると、スタイリッシュに仕上がります。

⑤文字数を少なくして、配置も揃える

スライドの中に文字が多すぎると、聞き手は文字を追うだけで背一杯になってしまいます。 箇条書きを使用してテキストの文字数はなるべく少な目にしましょう。 適度に画像やグラフを挿入して、聞き手を飽きさせない工夫も大切です。

また、スライドの中で様々な位置に文字があると、読みにくくて印象に残りません。 テキストは右揃えやインデント機能を使用して、さっと縦に目が通せる様にしましょう。

⑥グラフやチャートは分かりやすくシンプルにまとめる

スライドは、調査結果を見易いグラフやチャートで表現できるメリットがあります。 しかし全ての結果を詰め込んだり、目盛りを細かくし過ぎるとごちゃごちゃして見づらくなってしまいます。 少数データは「その他」にまとめたり、数字は千単位にするなどして、なるべく大きく見せることが大切です。

また、プレゼンでは最初に聞き手に資料のコピーを配りますが、殆どの人はスクリーンを見るものです。 資料が細かすぎるとそこに視線が集中してしまい、スピーチの内容が頭に入らないことがあります。 グラフやチャートはシンプルにして、余白を多目に取り、聞き手の視界に余裕を与える様にしましょう。

⑦左上から右下へとZ型に配置する

例えば1枚のスライドにテキスト・グラフ・画像を挿入する場合、パッと見て雑然とならない様にするコツがあります。 人が資料などを見るときは、まず、その紙に書かれている文字を探す習性があり、そのときの目線の流れは左上から右下へとアルファベットのZを書くように動かすのです。なので、レイアウトもZを書くように、上段にテキストを配置し、左下にグラフ、右下に画像が来る様にするとまとまって見えます。

⑧インデックスを付ける

どの様な流れで説明しているのかが分かる様に、スライドには必ずインデックスを付けましょう。

・「現状の問題点1.2.3」
・「改善によるメリット1.2.3」
・「改善によるデメリット1.2.3」
・「将来の展望」

等と分けておくと、聞き手も今何を話しているのか分かり易いし、質問された時にスライドを戻す時にも便利です。

凝ったデザインより、シンプルで伝わりやすさを心掛ける!

プレゼンテーションの資料作りを任されたら、まずはモノトーンでイメージを考えましょう。 そこから大切な部分だけに着色をしたり、画像を使用する様にすることで、よりメリハリのあるスライドが作成できます。


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