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社会人になるまえに覚えおきたいOffice

就職して会社勤めになると、IT機器を使って仕事をすることが、当たり前の環境になってきます。

社員1人1人に自分専用のノートパソコンが貸与されて仕事する環境になることが多いのではないかと思います。

営業・システムエンジニア・経理・総務・サービス・技術部門と様々な部署に配属されることになりますが、パソコンがないと仕事ができない環境になってきています。

その時によく使うのがOffice。

ビジネスアプリで、このソフトを使いこなすことが必要になってきます。

Officeの中でよく使うExcel

Officeの中には、Excel、Word、PowerPointがありますが、良く使えソフトがExcel。

このソフトは集計ツールですが、会社ではあらゆるデータを利用しています。

販売数字や顧客データ、技術部門では統計数値から実験データや試験データ等、様々なデータと扱います。

その時に、Excelを使い、表を作成することで、データを整理して、打ち合わせ時の検討材料に使ったり、顧客や市場分席に利用したりと、色々な利用ができます。

また、膨大なデータを分析するためにExcelではマクロ関数と呼ばれる簡易プログラム的なので利用もできることから、単なる表作成や書式設定ができるだけでなく、関数を使うことをマスターしておくのが、望ましいことです。

マクロ関数が簡単に使えるようになることで、短い時間であらゆるデータ、ぼうだいなデータを加工して、多面的な分析が可能になってくるのです。

マクロ関数はExcelの高度的な利用方ですが、自動集計で大幅な作業時間短縮も実現できます。

Excelのピポット、グラフも使いこなす

Excelにはグラフ作成や集計を多面的に行えるピポットと言う機能があります。

グラフはExcelに取り込んだ数値データを元に自動的にクラブに変換してくれる機能です。

数値データベースを元に色々な検討資料を作る時に、クラブがあると、とても便利になってきます。

ビジュアル的な指標として利用できます。

また、ピボット機能はある特定の条件で表形式を指定することで、それに基づいた集計表を作成することができます。

これも1つのExcelのデータベースでまとめられた数値を加工して違った観点で作成される表になるのですが、これにより新たな判断材料として活用することができるのです。

Excelのグラフ機能、ピポット機能の使い方をマスターすることは、これからのビジネスでは作業時間効率を高めることになりますが、それに加えてこれ等の機能がどのような業務シーンで利用できるのかも理解しておくことで、付加価値の高い仕事を生み出すことにもなってくるのです。

PowerPointをマスターして相手へのプレゼン

ビジネスの世界では、自分の思いや計画、ビションを相手に伝え理解・納得してもらい、協力を求めることが必要になってきます。

その時のプレゼンテーションツールとして、使われるのがPowerPointです。

このソフトで作成されたセンテンス・データ、そして写真や動画をはめ込み説明資料を作ります。

言葉でプレゼンするにも、視覚的に理解を求める映像があるかないかで、説得力もかなり変わってきます。

PowerPointで作られた資料を大型のスクリーンやディスプレイに表示して多くの人に説明をする時にも、非常に有効的な手段です。

このPowerPointもExcelのように豊富な機能が付いているのですが、プレゼンテーションに最適な視覚効果を生み出すアニメーション機能を利用することです。

この機能は、1つのページに収まっている数値・グラフ・写真・動画を1度を表記させずに、説明内容に合わせて”小出し”的な表示をさせるのです。

この機能を使うことにより、視聴者は話に集中することができるので、実践的なプレゼンテーションを成功せるために、是非、マスターしておきたい機能です。

Officeソフトがどのような場面で活かせるかを知っておく

Officeソフトの機能にどのような物があるのかを知りマスターしておくことは、入社後に実践的に使えることになります。

しかし、機能をマスターすることと同時に理解しておきたいことは、各ソフトの機能を使いこなすことによって、どのような業務シーンに応用できるのかということです。

仕事を進める上で大事なことは、限られた時間の中で、付加価値の高い仕事を創造することです。

したがって、Officeソフトもビジネスの生産効率を高めるための手段になるのです。


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