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誰も教えてくれない!契約で気を付けること3つ!

営業でアポイントを取り、お客様に「申し込んでもいいよ」と言っていただいた後、必ず行なうのが「契約」ですね。
営業時の契約とは、申込書の記入はもちろんのこと、契約内容の説明まで含まれます。

営業マンとしての話し方を解説した書籍は数多いですし、会社でも指導をしてもらえることはあると思います。
しかし、契約業務になるとどうでしょうか?そのノウハウは意外に出回っていないように思います。

リピーターや優良顧客になっていただくために、契約業務のノウハウは欠かせません。
今回は、その契約業務について詳しく見ていきたいと思います。

契約業務では不備なしが基本

businessman tears document in office私は企業に事業資金を融資する会社(事業者金融)で、営業の仕事をしていました。
営業成績は冴えませんでしたが、契約が上手いということで、支店長や部長といった上司のお得意様の契約の代行を任された経験があります。

その会社で仕事をしていてよく思ったのですが、契約書や申込書(以下、契約書類)に書かれている内容を把握していない人が多すぎます。

こうした受付は、単に空白を埋めるだけの作業ではありません。
まずは、契約書類に記載してある内容に一通り目を通し、何を記入していただく必要があるのかを理解しておくことが大切です。

なかには、間違った案内をし続ける人もいます。
そうしたことのないように、それぞれの項目に何を記載していただく必要があるのかを把握しておくことです。

お申し込みを無駄にしない会話の仕方

正しく契約を行なえるようになったら、次は会話の仕方を見直す必要があります。

大抵の場合、契約やお申し込みはスムーズに終えられるのが、理想です。
契約書類にある各項目の説明でつっかえてしまっていては、お申し込みを辞めると言い出す人も少なくありません。
そうならないために、それぞれの項目で話すべき内容を整理しておくことが大事です。

ポイントは、契約上説明すべきことを無駄なく、正確に説明できるように整理しておくことです。
ただ間違いなく説明できるだけでは不十分です。
回りくどい言い回しや、意味の分かりづらい説明方法はないかの確認をするとよいです。

一度聞いて、すっと頭に入ってこない言い方では、お客様から質問されてしまいます。
すると、お申し込み時間は延びてしまいます。
あまりダラダラとやっていると、時間がないと途中でお申し込みを中断する人もいます。
この部分の説明をもっと短く、かつ分かりやすく言い換えられないかと自問自答し続けるのがコツです。

顧客満足度を上げるために必要なこと

Man holding cardboard paper with happy smiley face printed on. Happiness and joy concept.問題なく契約業務をこなせるようになったら、いよいよ顧客満足度を上げる段階に移ります。

特に意識すべきこととして、お客様をよく観察することが挙げられます。
時間に余裕のある人とない人、きちんと説明をしてもらいたい人、世間話が好きな人など色々なタイプのお客様が存在します。それらのタイプに合わせて、話し方を変える必要があります。

忙しくて、ゆっくりお申し込みができない人であれば、こちらから何を記入すべきかを指示します。できる限りスピーディーにお申し込みを終えられるように、最大限努力すべきです。
お申し込みの後予定が入っているのであれば、その時間をお聞きして、それまでにお申し込みを終了できるように時間を計算しながら、受け付けを行ないます。

なかにはきちんと説明して欲しいという人もいます。細部まで納得して申し込みたいというタイプです。
その場合には、その都度、ご不明点はないか確認しながら記入を進めていきます。

また、世間話が好きな人であれば、こちらから会話を振るのも良い方法です。契約中、お客様の発言を丁寧に拾いあげて、世間話に持ち込みます。

こうした工夫をすることで、顧客満足度を上げることが可能です。

契約業務の質次第では、リピーターになることも

Hands close-up. Group young business people talking at office契約業務は簡単なようでいて、奥の深い仕事です。

①ミスなく正確に受け付けができるようになること。
②説明の仕方を工夫して、取りこぼしが発生しないようにすること。
③顧客満足度を上げられるようにお客様をよく観察することが重要です。

とりわけ顧客満足度を上げられるようになってくると、状況が一変し出すことがあります。
つまり、あの人だから申し込みたいといっていただけることが多くなります。そのお客様がリピーターになったり、場合によっては、お客様から別のお客様を紹介していただけたりすることさえあります。


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