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プレゼンテーションを効果的に行うための事前準備~ニーズの確認とフォーカス~

プレゼンテーションを効果的に行うための事前準備事項

Speaker at Business Conference and Presentation. Audience at the conference hall.プレゼンテーションの始まりは「冒頭の挨拶」即ち、スピーチの始まりからではありますが、その前の準備事項を確実に行っておくことでそのプレゼンテーションをより効果的にすることが出来ます。

事前準備事項にはスピーチ原稿の作成やスライドで映し出す資料の作成などがありますが、その作成の元となる情報の収集、特に出席者に関する情報の収集はそのプレゼンテーションを効果的にするためにはとても重要な準備事項になります。

出席者とその組織(部門)ニーズの確認

Lecture and training in business office for white collar colleaguesプレゼンテーションの対象はそのテーマや目的によって異なるでしょうが、同部門の同僚や上司の場合や他部門からの出席者が含まれる場合、更にはお客様や取引先など他社の出席者の場合もあるでしょう。

そこで事前に知っておくべきことは「各出席者とその組織(部門)ニーズ」です。

この場合の組織(部門)ニーズとは、その出席者が所属する組織(部門)の役割遂行のためにその組織(部門)が抱えているニーズです。

例えば、開発部門であれば「新製品の開発完了までの期間短縮」、営業部門であれば「売り上げ目標達成のための新製品の拡販」、また、経理部門であれば「利益目標達成のための経費節減」などです。

これらの組織(部門)ニーズを事前に確認しておき、スピーチの中でそのニーズに関連する事項ついて言及することが大事なのです。

仮にプレゼンテーションのテーマが「最新のOA機器の導入による業務効率の向上」とすれば、それによってどう新製品の開発完了までの期間短縮に関係するのか、どう新製品の拡販につながるのか、そしてどの程度経費節減に効果が期待できるのか、などについて話すことです。

プレゼンテーションへの出席者は、常にこのプレゼンテーションが自分の組織(部門)のニーズにどうかかわっているのかに関心を持って出席しているものであり、無関係となれば関心は薄れてしまうものです。

従って、「最新のOA機器の導入による業務効率の向上」の最大効果が自部門の残業時間短縮であったとしても、出席者の組織(部門)ニーズにどう関係するかのストーリー作りは欠かせないのです。

キーとなる出席者の組織(部門)ニーズにフォーカス

各出席者の組織(部門)ニーズを把握し、それに関連する事項に言及すると言っても、出席者全員についてそうする必要はありません。

2部門や3部門からの出席者であれば、その全てについてストーリー付けすることも可能でしょうが、それ以上の部門からの出席者がいる場合には事実上無理でしょうし、もしそうすると逆効果にもなりかねません。

「本提案により、総務部にとっては〇〇であり、経理部にとっては□□、そして人事部においては△△となり、開発部では●●、更に企画部にとっては・・・」等と延々と語っては総花的となり、返って信用度が下がってしまうかも知れないからです。

そこで、各出席者の中でも特にキーとなる組織(部門)からの出席者に絞り、そのニーズにフォーカスしたストーリーとすることが大事です。

そしてそのキーとなる組織(部門)の選び方は、そのプレゼンテーションの目的や効果から判断する必要があります。

「最新のOA機器の導入による業務効率の向上」を実現するためにそのOA機器を購入する予算を確保することが目的であれば「経理部門」はキーの部門でしょうし、業務効率を向上することで残業時間を減らせることが健康面での効果として賛同を得たいのであれば「人事部」もキー部門でしょう。

キーとなる出席者の個人的なニーズにもフォーカス

Diversity Team Community Group of People Conceptプレゼンテーションへの出席者は、組織(部門)のニーズと共に個人的なニーズを持っている場合もあります。

経理部のベテラン係長は次期課長の座を狙っているかも知れませんし、人事部長は役員を・・・ それらの個人的なニーズを事前に把握できたとすれば、そのニーズを満たすことにつながるようなキーワードをスピーチの中に含めることが効果的なプレゼンテーションになります。

「本提案により、大幅な経費節減が図れることで経理課長からの評価も高まることになると思いますし、残業時間の減少で社員の健康増進が図れれば人事部長の手腕に対する経営トップの目も輝くものと確信しています。」

と、少々持ち上げ気味のスピーチは出席者の個人的なニーズを呼び起こし「あ、そうか、そうだな!」と心の中で呟かせる可能性が高いのです。

このような言葉には多少苦手意識があるかも知れませんが、それが出来ることもプレゼンテーション・スキルの高さと考えるべきなのです。

ニーズの把握とそれへの対応で効果的なプレゼンテーションを

Strategy Plan Marketing Data Ideas Innovation Conceptプレゼンテーションはスピーチで始まりますが、その前の準備として出席者とその出席者が抱えているニーズを把握し、それへの対応を図ることがプレゼンテーションをより効果的なものにします。

出席者のニーズには組織(部門)ニーズと個人的なニーズがありますが、キーとなる出席者に対してはできる限りそのニーズに関連する事項に言及することが大事です。

プレゼンテーション・スキルとは、スピーチの上手さだけでなく、スピーチのストーリーにそれらを上手に入れ込むことが出来るスキルでもあるのです。


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