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ホウレンソウの「報告」のタイミングと伝え方

会社で働き始めると、様々な困難に直面します。
「これは報告すべきことか?」「自分で判断してもいいのか?」「こんなこと相談したら笑われるかなぁ」など、悩むことが多いと思います。
大学を卒業してから25年以上、会社勤めしている私も様々な困難に直面してきました。
その経験から皆さんにアドバイスしたいと思います。

報告はいつすべきか?

Person under heap of crumpled papers with hand holding a help sign報告に関して上司が部下にいう最も多い言葉は「どうして、もっと早く報告しなかったんだ」です。

報告は遅れれば遅れる程、その後の対応が遅くなります。
報告しない人の典型的な考えは「バレて怒られると嫌だなぁ」とか「後でなんとかなると思った」です。

この間も部下が、会社内の器具を使うためコンセントを使いましたが、機械が業務用だったため、ブレーカーが落ちました。
すぐに報告してくれたらよかったのですが、そのまま放置され、翌日出勤してきたら「トイレの照明がつかない」「玄関の照明がつかない」と騒ぎになりました。
部下が作業したのは会社の休日だったのでタイムカードから誰が勤務していたか容易に判明し、後から上司にかなり怒られていたのを見ました。
とにかく早く相談して自分でできれば対応し、できなければできないと報告して判断を仰ぐことです。

報告はできれば直属の上司を優先する

Business documents at workplace and two businessmen networking on background報告はまず、自分から見てすぐ上の上司にした方がいいです。
起こった事を隠す訳ではありませんが、いきなり飛ばして上の上司に相談すると、どうしても事が大きくなります。

最悪なのは直属の上司に報告せずに、それよりもっと上の上司にだけに報告することです。
後から直属の上司が、そのまた上の上司から「あの件はどうなった?」と聞かれた時に答えられなかったら、「部下とコミュニケーションとれてるのか?」と直属の上司は怒られますし、あなたも直属の上司から「どうして報告しなかったんだ」となります。

ですので、まずは直属の上司に相談して、上司からのアドバイスを聞き、更に自分で対応できる案件であれば、対応しましょう。
万が一直属の上司が不在の場合は仕方ありませんが、その場合は上の上司に指示を仰ぎ、対応完了した旨を後ほど伝えましょう。

報告は憶測は不要、事実や結果のみ伝える

Man Working Laptop Connecting Networking Concept一番やりがちなのは、はっきり事実を掴んでないのに、憶測で物を言ってしまうことです。
憶測を憶測として報告すると「事実だけを言え」「結論から先に言え」と言われます。

もっと良くないのは憶測をあたかも事実のように話してしまうことです。
後で事実を上司を知ると「どうして嘘をついたんだ!」としてなります。

それを防ぐには、まず隠そうとせずに、怒られたらどうしようとか思わず、状況を冷静に見極めることです。
そのためには常にメモとペンを持ち、時系列に、「誰が、どこで、何を、どのように」という原則でメモをすると、報告するときも相手に伝わりやすいです。

また報告される側になった時も、メモをとる姿は相手に「この人は、キッチリ聞こうとしている」といういい印象を与えます。
メモは背広の内ポケットに入るものがいいでしょう。

おわりに

いかがでしたか?
会社では色んな場面に遭遇しますし、一人で働いている訳ではありません。
報告するということは自分自身の責任を軽減させたり、その責任を責任をとるべき責任者に委ねることになります。
ここで書いたことを参考にして、ビジネスの世界で頑張って下さい。


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