秘書の仕事とは
政府機関で秘書として働いて５年目になります。
仕事内容は、大きく分けて
「上司の日程管理」
「アポ取り」
「外部との連絡・調整」
「資料の準備や整理」
「家族などプライベートのサポート」
など多岐に渡ります。
私の上司は日程が日々刻々と変わるので、日程を調整することがメインの仕事となります。
アポイントメントの依頼が来たときに優先順位を見極めて、どの時間に何の予定を入れれば時間のロスがないか、上司がスムーズに仕事ができるかなどを考えます。
また、上司が多忙で手が離せない場合は代わりに資料の説明を受けて、上司に伝言したり、代わりに来客に面会することもあります。
必要となる資料の収集や名刺、書類の整理整頓、お茶だしなども仕事の一部です。
出張の際に、必要となる飛行機のチケットや出張先での車の手配を行い、出張にも同行します。
上司がパーティーに出席できない時には、代理で出席することもあります。
プライベートなことですが、私の場合は家族への連絡、食事の場所の予約や旅行の際の手配など、上司が仕事に集中できる環境をつくるために、その他の雑用一切を引き受けています。
この仕事の魅力
上司が大きなプロジェクトを成功させたときなど、一番近くで上司を支える身として、共に喜びを分かち合うことができ、嬉しい瞬間だと思います。
時には、耳にした情報を伝えたり、そっと助言をすることもあり、上司の仕事を助け、感謝されることもあります。
また、秘書をしていると上司に同行したり、代理として出て行くことも多いので、人脈が広がります。
自分の人脈では、普段会えないような地位の方々と知り合いになれることもあり、この仕事の魅力の一つだと思います。
それに伴って、あらゆる知識をつけることができたりと、自ずと自分自身のスキルをあげることもできると思います。
マナーや会話の仕方、接待の場所などにも詳しくなりました。
この職業に就いたきっかけ
私は政治・政府機関の秘書をしていますが、この仕事に就いたきっかけは、この業界で秘書をしている人からの紹介でした。
同業者の中には秘書検定や行政書士などの資格、パソコン関連のスキルなど様々なスキルを持っている人もいますが、特にこの資格がないとできないというものはないと思います。
重要になってくるのは、いま上司にとって何が大事なことか、何をするべきかを汲み取る力とコミュニケーション力だと思います。
この職業に就きたい人へのメッセージ
秘書はあらゆる知識が必要となります。
マナーや常識はもちろんのこと、人間関係など様々なことに気を使うことが求められます。
上司の業務に関する情報はもちろん個人的な情報を漏らさないことは、信頼を得る上で大切なことです。
特に相手が何を求めているのかを考えることができる人や世話好きな人にはおすすめの仕事です。
どの職業もそうかもしれませんが、仕事をこなすうちにマルチプレイヤーになれると思います。
色々な人に出会うこともでき、とても楽しくやりがいのある仕事です。