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企業内でコミュニケーションを円滑にする方法~自分で出来る事、マネージャー、チームリーダーとして出来ること~

企業内でコミュニケーションを円滑にする方法

e44aac9f14d874ee85f9a8aef4f1023d_s最近は、様々な勤務形態も導入され、メール、電話、社内チャットワークでコミュニケーションを取る事が多くなりました。
業務の連絡が早く取れるようになった反面、「微妙なニュアンスが伝わらない」「認識の相違が発生した」という話も良く聞きます。

では、こうした事態を避けるためにどういったことに気をつければいいのかいくつかご紹介したいと思います。

自分が意識することで出来る事

①極力連絡は顔を合わせるようにする

74ebcd21588946be3aef69b273cf45bc_sメールやチャットだけで済ませてしまいがちですが、相手が席にいて電話対応や他の人と会話していない場合は、出来るだけ顔を合わせて話すよう心がけるようにしましょう。

特に詳しい説明が必要なこと、理解を求めるようなことは相手の席まで行って伝える。
その後、議事録や重要な点をメモした内容をメールで送ると尚良いです。

微妙なニュアンスも伝えられ、認識がズレてしまう可能性を減らすことが出来ます。

②自分が意識することで出来る事:ランチに誘う

886026f75e5211606161f979d99f854d_s自分がやり取りをする相手とはランチに誘うというのも有効です。

相手の考え方やどういった人物かを知っておくことは、もしどうしてもタイミングが合わず、文字や電話だけで連絡を取らなければならない状況になったとしても「〇〇さんがこう言っているのは〇〇という意味だろう」と予想することが出来ます。

もちろん、認識がズレる可能性がありますので、「こういう意味でしょうか?」と相手が伝えたいであろう事を確認する事を忘れないようにしましょう。

部長、マネージャー、チームリーダーとして出来る事

①朝会でのスピーチ

99b63d757200e3631d99f4aab3bee190_s最近は少なくなっているかもしれない朝会ではありますが、その機会を設けることは大きなメリットがあります。

部署としての大きな情報伝達、各メンバーの仕事上共有したい内容だけでなく、それぞれのちょっとした出来事、プライベートな内容でも構いません。そういった話をする時間を設けるというのも良いです。

普段、改まって話せないちょっとした出来事を皆の前で話すだけですが、それでも互いがその人となりを知る事が出来ます。
人となりが分かれば、部署内の情報伝達のスピードも上がります。

また、人前で話すというのはプレゼンの能力の向上にも繋がるりますので、もし朝会を設けているようでしたらそういった時間を取り入れていくと良いです。
朝会を設けていない場合は業務に支障が出ない範囲でチームメンバーで5分10分だけでも話す機会を作ってみましょう。

①定期的に顔を合わせる時間を作る

aaa3d5db5501e7d79edbeabdb2e060db_s最近は個人のライフスタイルの多様化もあり、職場によっては懇親会さえも開催が難しくなりつつあります。

飲み会というスタイルが無理だとしてもランチ、または30分程度でも構わないので関係するメンバーが集まる機会を増やし、それぞれがどういった人物でどのような考え方を持っているのかを共有し合う場を設けることは大切です。

互いが相手を理解することで、どうしても文字だけでやり取りしなければならない状況であったとしても「〇〇さんはこう伝えたいのだろう」と予測することが出来、チーム内のコミュニケーションがスムーズに進みます。

ただし、集まる場合には人数は出来る限り少なくすることをお勧めします。
大人数になりますと、どうしてもグループが分かれてしまうので、目的である全体のコミュニケーションを図る事が難しくなります。

こういった場を意図的に設けることにより、新たなアイディアが生まれたり、仕事を進める上で必要な情報が全体で共有される事にもなりますので直接顔を合わせることにはメリットが多くあります。

チーム、部署外の人物と接触する機会を増やす

e01d00ce9a5d75249e8254fa2f64bc3a_s組織、企業が大きくなればなるほど縦割りの構図になっており、プロジェクトや他部署とのやり取りはメール等の「文字」が中心になります。
自分のチームが連携を取る必要のある部署の人の顔を知っているかいないかだけでも、情報伝達のスムーズさが異なってきます。

ですので他のチームリーダーにも話を通し、1ヶ月に1回、短時間でも社内交流会という形で仕事内容や自己紹介をする時間を取るといった方法は自分の部署だけでなく、相手にとってもメリットあります。

こういった機会は大きい企業に所属しているからこそ意識的に取っていかなければなりません。

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以上、いくつかのパターンで職場のコミュニケーション向上を図る方法を上げてきましたが、すぐに実践できることも多いと思いますので、まずは取り入れられるところから徐々に始めてみてはいかがでしょうか。


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