相手に伝わるプレゼンテーション
企業活動の中においては、常にプレゼンテーションというイベントがあります。
その目的は、あるプロジェクトを進める上で意思決定者への説明であったり、取引先ないしは新規の顧客に対しての製品の売り込みのための提案であったりと社内外問わず、必要な活動です。
それゆえ、プレゼンを成功させるためには、入念な準備とリハーサルが必要になってきます。
プレゼンの具体的な方法としては、プレゼンツールを用いながら説明する方法や商品やサンプル品を目の前でデモンストレーションしながら説明する方法があります。
最近はプレゼンツールであるPowerPointを使い、大型のプロジェクターやディスプレイに表示させながら、説明を進めて行く手法が多くなっています。
ストーリー作りにはヒアリングやリサーチを
ここで重要なポイントとなるのが、ストーリー作りです。
ストーリーがしっかりしており固められていないと、どんなに視覚効果や派手な資料でも、説得性がない薄っぺらなもので終わってしまいます。
成功させるためには、ストーリー作りがとても大切なのです。
まず、考えることは、プロジェクトなり製品なりのコンセプトを明確に打ち出せることです。
何故、今、この製品が必要なのか？
何故、このようなプロジェクトを立ちあげなければならないのか？
そのためには、プレゼンを聞いている相手の課題や問題点をしっかりと把握し提示する必要があります。
相手の課題や問題点を提示するためには、日頃から相手の置かれている状況、立場、環境を把握しておかねばなりません。
把握するためにも事前に色々な手段を使いヒアリングやリサーチをしておきます。
その上で初めて相手を説得できるストーリー作りが可能になってきます。
プレゼン資料作成は簡潔明瞭に
次に行うことはプレゼン資料の作成です。
プレゼン資料は、ストーリーに基づき作っていくのですが、ここで大事なことは、簡潔明瞭な表現で作成することです。
詳しく説明したいがために文字数を多くすることは、見る人の集中力を削ぐことになりかねません。
したがって、アピールすべきポイントを箇条書きにして、表記することがポイントになってきます。
相手に理解させたい箇所は文字フォントや目立ちやすい色を使うなどのテクニックもあります。
また、イメージ図や画像を差し込むことも、視覚効果を高めて相手の理解度を深めることになります。
PowerPointであれば、アニメーション機能を使い、順次、文字と画像を小出しに表示させて、重要なポイントに集中してもらうという手法もあります。
リハーサルでも時間配分を意識しよう
次に行うことは、説明のリハーサルです。
プレゼンで注意することは、説明に要する時間配分です。
全体的なので時間が長すぎても短すぎても、効果が薄れるばかりです。
したがって、プレゼン資料に基づき、適度なペースで説明することが、聞く人の意識を集中させることになるのです。
これらのことが全て整ってこそ、最高のプレゼンが可能になってきます。
社会人になり、多かれ少なかれ何度かはプレゼンの経験をすることがあるかと思います。
その時は、貴重な体験ができると思い、積極的に取り組んで欲しいと思います。
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