wakus

ビジネスメールの注意ポイント~書き方、セキュリティー~

ビジネスメールの注意ポイント

インターネットが普及してから、私達の仕事の進め方も大きく変化してきました。
その一つがメールです。
相手とのコミュニケーション手段とすれば、電話、FAX、テレビ会議、WEB会議などと色々な手段がありますが、一番、ポピュラーな手段はメールでしょう。

メールは単なる連絡手段だけでなく、依頼、確認のツールとしての使えます。
しかも、相手に必要な書類も添付して送信することができることから、ビジネスの世界では欠かすことのできないコミュニケーションツールとなっています。

簡潔明瞭な書き方を意識しよう

3bd7971410ab700847a83429ed2f8d34_sビジネス向けのメールは、社内、社外を相手に使うことになりますが、社内外で使う時の注意ポイントがあります。
社内外で共通で言えることは、簡潔明瞭な書き方を意識することです。
とく見受けられる書き方は、文字が羅列されているだけで、何を伝えたいのか、ポイントが理解できないメールです。
「このメールは何を言いたいのか、分からない。」
と言って、困惑してい声をよく耳にする経験をした人も少なくないのではないでしょうか。
簡潔明瞭とは、次のようなポイントを抑えているメールです。

何時、どこで、誰が、何を、どのようにするのか、したいのか?

よく言われる5W1Hです。
この書き方をマスターすると、ポイントを箇条書きで見やすく分かりやすい内容をまとめることができます。
この書き方は社内の人でも、社外の取引先でも同じことです。
ここで、社外の人については、関係状況や立場での書き方や表現の違いもあります。
しかし、一番、大事なことは、秘匿性の高い情報や資料をメールで送ることです。

メール送信の際は必ず確認を

e31af1f6ba2d0b2244722a4b320d07d6_s情報セキュリティーが厳しく問われている昨今、この点での取り扱いがなとても重要なことなのです。

・送る相手を間違えていないか?
・送る資料は社外秘の重要書類ではないか?
・また、送っている時に盗み出せ読みをされないように暗号化しているか?

これらのことを、メールを送る前にキチンと確認して送ることが大事なのです。

必要であれば電話で確認しよう

dd6b607a6319e360c9b1f2772ceb63d3_sまた、メールを送る意味は、意思伝達手段ではあるものの、可能な限り、電話でメール内容を見てもらえたか、内容を理解してもらえたかを確認することがいいと思われます。
メールだけでは、どうしても自分の考えを表現する事が難しいからです。
そのために、電話なりで感想を確認することが望まれるのです。

最後に

ビジネスメールは多くの人にも一斉に送ることも可能なために、短時間で情報を多方面に伝えるには、大きな効果があります。
しかし、ビジネスメールならではの注意することを理解しながら活用することが必要なのです。
以前は、このような内容を離れた相手に伝えようとするとFAXを活用していました。
目的や趣旨は全く同じなのですが、メールによる伝達スピードは比べものにならないほどの速さです。
それが故に、情報の取り扱いを十分に気をつけなければならないと思うのです。
インターネットのおかげで便利な使い方ができるようになった一方で、ちょっとした不注意が事故を招くリスクもあるので、注意が必要です。


LEAVE A REPLY

*

Return Top