事務職は会社の顔
私は社会人となってから長年、事務職をしております。
事務職というのは、営業のようにはっきり成果が表れる職種ではありません。
言わば、縁の下の力持ち的な存在です。
でも、どうしても軽く見られがちです。
しかし本当は違うのです。
会社の顔というべきポジションにいます。
まず、会社に来られたお客様がまず出会うのは受付事務をしている事務員です。
その立ち振る舞いで会社のイメージというものができてしまいます。
同じことは、電話応対でも言えます。
顔が見えない分、言葉遣いに気を配るのは当然ですが、臨機応変な対応が迫られます。
例えばクレームの電話応対は、スピードが求められます。
注文や内容確認といった場合は、ゆっくり丁寧に説明し、お客様のペースに合わせることも必要になります。
そういった対応は、マニュアル通りにはなかなかならないもので、場数を踏んでいかなければ身に付かないのが正直なところです。
しかし、普段何気ないことと思われることの積み重ねが力となっていきます。
お茶くみにも気配り
お茶くみなんて、と馬鹿にしないで下さい。
お茶を出すことだって立派な仕事です。
煎茶はだいたい８０度ぐらいが一番おいしくいただける温度です。
でも年中それをしておられる方は少ないのではないでしょうか。
例えば暑い日にそれを出してしまうと、外から来られたお客様は熱くて飲めません。
少しぬるめのお湯を使用すると思います。
そういった具合に、小さなことのですが、それが気配りに変わっていくと思います。
正確性も重要
次に、事務員に求められるのは正確性です。
ただし、正確なものがいいだろうとむやみやたらに時間をかけることは論外です。
例えば、営業事務であれば、正確な金額の見積書や請求書を出すこと。
経理事務であれば、正確な記帳、数字を出すことです。
最近は、どこもコンピューター化になっているところが多いのですが、コンピューターを使用していても間違ってしまうこともあります。
データ入力するときは、何か元となりものがあるはずです。
それが違っていなのか、入力が違っていたのか、またはコンピューター操作が違っていたのか、原因をいち早く突き止め、改善しなければなりません。
経理事務をするならば簿記２級を
経理事務をしていく上で、いくらコンピューター化になったとしても簿記２級の資格を持っているといいと思います。
帳票や仕訳など、細部にわたって経理事務の流れが理解できることが大きいと思います。
流れがわかると、業務の効率化や改善ができます。
経理事務の経験は優遇されますが、やはり目に見える形での資格は持っていて損することはないと思います。
資格を取得する場合、経理事務をしておられる方なら独学でチャレンジしても大丈夫だと思います。
もしされたことがない方でも通信教育や夜に開講されている専門学校などもありますので、それを利用するのもひとつの方法だと思います。
このまま同じ会社で事務員を続けるにしろ、転職してスキルアップを図るにしろ、どちらにしてもこの資格は持っていることを私はお勧めします。