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メールのタイトル、それでいいの?開封してもらうためには件名も大事

開封してもらうためには件名も大事

仕事でチャットやSNSツールを使うのも当たり前になってきました。
しかし、それでもやはりEメールを使うことが一番多いですよね。
社内のシステムの更新情報や、仕事上使用するためのメルマガなど、多くのメールがあなたに届くように、大切なお客様や仕事関係の方々もたくさんのメールを受信しているはずです。

たとえば、重要な更新業務の本番化の前や決済の際、クライアントにメールで承認をいただかなければいけない場合、それまでのやり取りのメールにそのまま返信していませんが?

RE:Re:RE:Re:今月の更新の件にて○○○○

上記のような件名、よくありますね。お互いにそのまま返信をし合っているとこうなります。
もちろん、内容によっては、それで構わない場合もあります。
でも、「本日の16時に更新しなければいけない!」「今月の請求締め日なのに…」といったときに、返信がまだなくて焦って電話をしてお客様にメール確認依頼をするとしても、電話がつながらなかったり、メールのタイトルが毎月の定型で検索するのに時間がかかったり、そんなこともあるかもしれません。
そもそも、メールのタイトル一覧で埋もれてしまって重要度がまったく伝わりません…。

タイトル(件名)で伝えよう

そんなときのために、まずは重要なもの、要返信のものは、相手にもわかりやすいようにタイトル部分で伝えることも有効です。

・※返信願います※【〇〇承認依頼】2016年XX月XX日更新につき
・★請求確定★(2016年XX月分)ご確認ください
・【〇〇〇】ご契約内容について

このように、タイトル一覧で見て、すぐに「これは返信せねば」「確認しなければ」「これは機密なんだな」とわかっていただけるタイトルにしておくことで、お互いにメールの説明や管理がしやすくなります。

また、「エビデンス」を心掛けている企業も多いので、このようにきちんと案件・日付・用件などが一目でわかるようにしておくと、仕事の引継ぎや何かあった場合の情報収集にも大変役立ちます。
もちろん、相手ありきのメールなので、このタイトルのメールの時は優先でご確認いただけると助かります、などと事前にお願いしておくのがベストです。

ご自分なりの工夫で、相手にも自分にもわかりやすく、タイトル欄も編集しましょう。

メールの重要度設定の活用

メールには重要度が高・中・低や、フラグといった設定がありますね。
これは毎回設定しすぎると、いざといったときの重要度が伝わらなくなってしまうので、乱用は避けたいところ。
お忙しい相手に気を使って使い分けしていくと良いでしょう。

先ほどお伝えした、時間が迫っているものや、金銭が関係するもの、またはクレーム対応など、相手方と認識を合わせて設定しましょう。
そうすると、重要度「低」は何?と思うこともあるかもしれません。私は、業務外の懇親会のお誘いや、クライアントとの(急を要さない)情報交換などに使用していました。
会社や、客先との関係次第で使い方は異なるかもしれませんが、活用するとメール管理にもメリハリができると思います。

メールの中身である本文はちろん重要です。でも、メールを開いて読んでもらわなければ意味がありません。
大量のメールのやり取りを少しでも時間短縮し、本来の仕事・作業に時間を費やせるように、メールでも効率化していきましょう。


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