wakus

仕事効率を高めるスキル

仕事効率を高めるスキル

ビジネスは、スピードが重要だと言われています。多くの競合企業の中から、自社の製品・サービスをお客さんから選んでいただくためには、製品・サービスそのもの質だけでなく、それを納めたり、対応するまでの時間の短さも重要な要素であるためです。

このような時代において、仕事効率の改善・向上を実現するためには、どのようなスキルが必要なのでしょうか。

そのコツやノウハウをご紹介します。

タスク管理表

037
通常の場合、一人の社員で複数のタスクを抱えていることが多く、それらを同時に処理することが求められています。

これにおいて最も重要なのは優先付けです。どのタスクを一番に処理すべきなのか、どのタスクは後でよいのか、といった判断を常に行う必要があります。これを助けるのが、タスク管理表です。多くの社会人はスケジュール管理は手帳やパソコン、スマートホンで行っていますが、タスク管理についてはその重要性が認識されていません。

タスク管理は表計算ソフトなどのデータを管理するもので行うのが最適です。各タスクのタイトルや内容、そして優先度、進捗度合いなどを常に更新します。

この一覧を踏まえて「優先度」を決めます。複数のタスクを頭の中だけで処理するのは、限界があります。一度、表に落とすことで、自分の抱えているタスクを整理することができます。このタスク管理も重要なビジネススキルのひとつです。

マルチプロセススキル

041

もうひとつ仕事効率を高めるスキルは、マルチプロセススキルです。

これは複数のタスクを同時並列的に処理することです。

例えば、あるタスクは今すぐ始めることができるタイプのもので、もう一方のタスクが、先方に問い合わせのメールを送信して返信を待つ必要があるものだとします。この場合、メールを送信する方から先に始めます。なぜなら、先方がこちらのメールに対して返信をするのはいつになるか分からないからです。先にメールのタスクの方だけを処理し、返信待ちの状態になったところで、もう片方のすぐに始められるタスクを開始します。

このように、無駄な空き時間を作らないで、常にタスクが進行している状態をキープすることで仕事効率が飛躍的に高まります。

また、これの応用版として、短時間で処理できるものは後回しにするという方法もあります。これは、移動が多い社会人向けのスキルです。例えばメールへの返信などは短時間で処理できるので、都度返信するのではなく敢えて後回しにしておいて、移動中などの短時間の間だけパソコンを開ける時などにまとめてメール返信をするやり方です。

しかしながら、同時並列的にタスクを進めているとどれが待機中のタスクで、どれが進捗が遅れているかを覚えるのが難しくなります。そこで、役に立つのが先述した「タスク管理表」です。


LEAVE A REPLY

*

Return Top