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仕事の効率をアップさせる進め方

仕事の効率を上げるなら、事前準備とIT機器を駆使

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最近の企業では、夜遅くまで残業をしてまでの努力で仕事をやり遂げるという考え方が無くなったと言っても過言ではありません。

限られた時間とリソースを上手に使って、効率よく仕事を完遂させることが求められているからです。

むしろ、残業すると人の方が能力が無くて、評価が悪くなる方向なのです。

そうなると、どのようにして仕事の効率を上げていくかが大事なポイントになることはハッキリしています。

段取八分

ca61894bf365de0c7769144e9ecddfb9_m効率アップのキーワードとしては、「段取八分」という考え方があります。

言い換えれば、事前準備がなあれば、後は坦々と仕事を進めていくだけと言う考え方です。

よくあるのが、会議の進行です。

会議をやっていると、何も決まらず時間が無駄に流ていくことがあります。

これは単なる事前準備ができていないがためです。

会議を行う前に、出席予定者に会議の趣旨を事前に伝えておき、課題を提示しておくことです。

これによって、会議の時にスムーズな進行が実現できるのです。

自分の仕事も同じようなことを考えれば、かなり変革していくはずです。

自分のやるべき仕事を大きな視点でとらえる

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効率アップのためには、自分のやるべき仕事を大きな視点でとらえることが大事です。

その上で、その月はどのようなことをしなけれはまならないのか、この週にやるべき仕事内容を決めていくようなスケジュール管理が必要になってくるのです。

年間単位、月間単位、週間単位で進め方を大まかでいいので、決めていくのです。

当然、スケジュールには変更がつきものですから、余裕と柔軟性を持たせることは当然です。

その上で、その日のやるべき仕事を決めていきます。

よくあるのは、朝早く出社して、その日の段取りを準備することです。

朝は電話や他の人からの頼まれごとなどで、邪魔が入ることがありません。

その、時間内で段取りを決めていくわけです。

もし、朝早く出社することが苦手という人は、通勤中の電車やバスの中でも頭の中を整理することはできるでしょう。

それを行うだけでも、効率度は大きく変わってくるのです。

IT機器を駆使する

woman typing on laptop and media icons fly off一方で、IT機器を駆使するということも一つです。

私達のオフィス環境ではパソコンを使うことは、もはや当たり前の時代です。

仕事を進めた後に必ず記録を残しておくと言うことも必要です。

この時にパソコンを使い、その場で議事を残していくという離れ技を普通にやっている人がいます。

これも効率アップの一つですが、ここまでできないにしてもスマートフォンで空いている時間を使ってメモにする、そして自分宛てにメールするということができるはずです。

帰りの電車の中でも可能です。

また、スマートフォンは、その日の予定を打ち込んでスケジュール管理をする事も可能です。

まとめ

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ポイントはちょっとした時間内で、やるべきことを書いて自分が分かるようにしておくとと、完了後の記録(議事)もIT機器を多用することで、時間内に仕事を完了させることなのです。

もし、それが難しいというのであれば、周りの人の支援を求めることも一つです。

一人に仕事が集中するより、平準化の中で時間内の完遂が実現できてくるからです。


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