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【財務会計】非常に面倒な旅費精算をスムーズに行うコツ

財務会計や経理に所属すると、慣れないうちは小口現金や振込手続きなど、出納に関わる仕事を任されることが多いものです。
出納業務の中でも最も面倒なのが旅費精算です。
営業の人数が多くて出張が多い会社程、旅費の精算が面倒になります。
毎月旅費精算の締切日が憂鬱、そんな財務会計部員の方はちょっとした旅費精算のコツを知っておきましょう。

旅費精算のカギを握るのは仮払金の管理

旅費精算なんて簡単でしょ、ホテルや交通費、飲食費を合計してその分営業マンに支払うか、給与振り込みにすればいいんだから・・と思っている人もいるでしょう。
確かに出張費を全て営業マンが立て替えていて、出張中にかかった金額を支払ってあげれば良いだけならばとても簡単です。

しかし一般的な企業では、長期の出張の前には「仮払い」というシステムがあります。
先にお金を渡しておいて、後から差額分を支払う、或いは余った分を返して貰うという方法です。
ところがこの仮払いがある為に、旅費精算が一気に面倒臭くなってしまうのです。
仮払いが10万円あったとして、それを申告せずに旅費の明細だけを提出してくる営業もいるからです。

「仮払いを制するものは旅費精算を制する」と思って良く、ひとりひとりの営業マンに幾ら仮払いしているかをしっかりと把握しておくことがポイントです。
仮払いを受けた営業マンは、旅費精算時に仮払いの受領証を添付することを義務付けておきます。
経理の帳簿には「仮払い勘定」という項目がありますが、これだけは不十分ですので、自分で補助簿を作成して個別管理をしましょう。

一番面倒なのが、1回の出張で仮払いされた金額が多目に余ったからと、次の出張まで繰り越すパターンです。
何度も繰り越されて仮払金に端数の残高が残ってしまうと、まず消込が不可能になります。
面倒でも1回の出張が終ったら仮払いは必ず精算する様に習慣付けましょう。

レシートの管理はほどほどにする

Man using calculator and calculate bills in home office.旅費精算の仕訳自体は使用する勘定科目が少ないので、各科目の合計金額さえまとまれば計上は簡単です。
最も手間がかかるのがレシートの保管です。
レシートは高速のチケットや領収書など細かい紙片が多く、まとめるのが大変なのです。

そもそも旅費精算の目的は、かかった経費の金額と内容を精査して仕訳を行い、計上することです。
それ以外の作業に手間ヒマをかけていては、効率良く仕事ができません。
会社によってはそのままそっくり袋に入れて保管しておくところもあります。
しかしこの領収証はただの紙切れではなく、税務調査が入った時に見せなければならないことがあるのです。

税務調査の恐ろしさは、少しでも不安な点や疑問な点が発生すると、それに関連する全ての書類をしっかりと見られるという点です。
特に企業にとっては飲食代のレシートなどは見られたくないものですので、最低限の資料を提供して済ませておきたいと考えます。

旅費の精算をする時には、細かいレシートでもなるべく見易く保管しておくこともコツの一つです。
レシート類は小さいのでパンチで穴を開けてファイルする訳にはいきません、そこでA4サイズの紙を用意して貼り付けるところもあります。
内容に問題なければコピーミスをした裏紙でも構いません。

貼り付けの作業でも、あまり丁寧にすると時間ばかりかかってしまいます。
薄い紙片は液体ノリで一気に台紙に貼り付け、扱いにくいものはセロテープで固定しましょう。
四隅までしっかりノリ付けする必要はなく、保管期間は5年程と思って簡単に貼り付けておきます。

貼り付ける時のコツは、日付順にすることと、パッと見て合計金額が分かる状態にしておくことです。
単純作業ですので、定期的に手が開いた時間に隙間作業として行います。

電車・バス代は別リストを作成する

多くの会社では、旅費精算の際にエクセルや旅費精算アプリを使用しています。
旅費精算アプリはその会社の業種やシステムに合ったものでないと、営業サイドにとって使いにくいものになってしまいます。

エクセルを使用する場合には、電車賃やバス代など領収証が発行されないものに関しては、別にワークシートを作っておくのがおすすめです。
計上する時にはそのワークシートを明細として、合算で入力が可能になり、手間も省けます。

上でも述べた通り、旅費の精算の勘定科目の殆どは「旅費交通費」ですので、手書きで明細を作らせるよりはデータ化した方が便利です。

まとめ: 作業は午前中にするのがコツ

Young boy looking up at a clock concept for deadline, anxiety and stress旅費精算は書類の山だけ見ると面倒くさいと思うのですが、コツさえつかめばゲーム感覚で行うことができる仕事です。
更に効率化させたいと思ったら、作業は午前中にするのがおすすめです。
何か問題点があれば、お昼や夕方に戻ってきた営業マンに質問することができるからです。

旅費精算には自社の営業の様子を社内に居ながら知ることができるという醍醐味がありますので、興味を持って行うことでより経営に対する興味も湧いていくる様になるでしょう。


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