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必見!仕事ができる人が行う優先順位のつけ方!

オフィスを見回すとこういう人っていませんか?
とにかく電話やメール、その他デスク業務に追われバタバタと社内を駆け回り、口を開けば「忙しい」その実、業務実績や売り上げは大したことない。

こういう人は根本的に仕事に対する、姿勢や考え方を見直す必要があります。
その中でも特に大事なことは業務の優先順位です。

今回は業務の優先順位づけについて、そのノウハウをご紹介していきたいと思います。

そもそも、その作業はあなたがやる必要ある!?

A frightened businessman shielding himself with his hands from the drawings of calendars and clocks on the grey wall. Business and time-management. Organizing and planning. Productivity and efficiency.結果や売り上げがないのに、業務だけはとにかく忙しいと感じてしまう方は優先順位の前に根本的に「その作業はあなたがやる必要あるのか?」を見直してみましょう。

同じ部署に時間的に余裕がある人、その作業が自分よりも得意な人、予算に余裕があれば外注できないか?などをもう一度よく検討し直し、条件が揃えば躊躇なくその作業はまかせられる人へ振ってしまいましょう。
あるいは共同で作業した方が効率が良いというパターンも考えられますね。

要領の悪い人は根本的にここを見落としがちです。
いくら頑張っても人間には一つの頭と二本づつの手足しかついていません。なるべく周りの人を巻き込みながら作業を進めていけば、思いもよらぬアイデアやアドバイスが貰えたりもします。

一日に与えられた時間は有限で貴重なものです。あなたにしかできないタスクだけをなるべく残すようにし、その作業にあなた自身がフルコミットできるようにすることが優先順位づけの第一歩です。

雑務はあとに残さない!

businessman tears document in office日々忙しいと、例えば電話一本いれるだけ、メールを一通いれるだけ、荷物を発送・受け取るだけなどの雑務はとにかく後回しにしがちですよね?でもこれが侮れません。

自分が本腰をいれて取り組みたいタスクの妨げになったり、ついうっかりそのコト自体を忘れて後からお叱りの電話がきたりなど、意外と足をひっぱるんです。

私の場合は上記のような雑務、または5分やそこらで完了してしまうような作業は、なるべく朝一に終わらせるようにしています。また、1日の途中でそのような雑務が入ってきても入ってきた直後にとりかかるようにしています。
雑務がサクサクと終わっていくと仕事自体にリズムがつき、結果的に1日の作業スピードの向上につながります。

反対にこういう雑務が主の業務のあいまあいまに入ってくると、作業スピードは急激に落ち、ミスのもとになるのでそういう意味でも雑務は素早く終わらせるようにしましょう。

そういう意味では雑務は優先順位の一番にくるかもしれません。

残った作業があなたがやるべき作業

Businessman walking around confusion and chaos on a straight easy path and journey to success as a business metaphor for leadership solution to financial challenges.あなたが本当にすべき業務に絞り、雑務なども終わらせれば残りがあなたが取り組むべき業務です。
ここからが本番です。あなたの邪魔をするものは何もないという心構えで、全身全霊で取り組みましょう。

意外かもしれませんが、私は気合や根性というものを自分は意識するようにしています。
クライアントの重要度、タスクの提出期限の確認など最低限の優先順位づけを頭にいれたら後はもうひたすら業務へ勤しみましょう。

自分のやりかたとして一つご紹介したいのは「予想よりも少し無理な目標設定」を行うことです。
例えば、ひとつの企画書を自分では夕方4時までに終わるなと算段したとしましょう。しかしそこでひとつ気持ちを切り替え、3時に終わらせる勢いで業務行います。つまり自分で自分のお尻を叩くのです。

もちろん3時に終わらなくてもOKなのです。例えばそれで30分でも予定より早く業務が終われば万々歳ですし、こういうことの積み重ねが1日、1か月、半年と積み重なると本当に大きな差になります。

あなたの価値を最大限に!

最後に、実は優先順位を適切につけること自体は目的つまりゴールでは全くありません。あくまで手段の一つです。
本当に大事なことは、世の中で「あなたの価値を上げ、あなたにしかできないことを提供すること」です。

社会人として最低限のスキルや経験を身に着ける期間はある程度必要かもしれませんが、その後は上記のことを意識してみて下さい。そうすればおのずとあなたの市場価値が高まっていき、売り上げや年収もついてくるようになるでしょう。


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