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ビジネスで使える文章力を鍛える3ステップ

今回の記事では「文章力」というテーマでご紹介します。

「コミュニケーションが苦手…」という人は多いのではないでしょうか。
会社の面接官が求める人材の条件として、8割の人が1位に挙げているのが「コミュニケーション能力のある人」です。

しかし、コミュニケーション能力とは一朝一夕で身に付くものではなく、ある程度の経験が必要です。

それに比べて「文章」とは、う〜ん…。と考える時間があるので、即興力が求められるコミュニケーション能力よりは鍛えやすい部分です。

社会人になればメールやプレゼン資料など、文章を書く機会が増えるでしょう。

そんなとき、どうすれば効果的な文章が書けるのかをここでご紹介します。

「人の心を動かす文章が書きたい!」
「印象に残る文章が書けるようになりたい!」
「文章を書く時に悩まずスラスラ書きたい!」

という人は、この記事を読めば、人の心に刺さる文章がスラスラと書けるようになります。
もちろん仕事だけでなく、友達や好きな人とのLINE、自分のブログなどを書く時にも絶大な効果を発揮します!

1.文章力とは文字を書くことではない

businessman tears document in office学校生活では、「綺麗な文章」を書くことを強制させられたと思いますが、社会人になると綺麗な文章は逆効果です!相手には何も伝わりません。

「決済書」のような、事実を書くだけの文章ならそれでも良いかもしれませんが、企画書やプレゼン資料など、相手の心を打つ文章を書く場合には綺麗な文章ではダメです!

皆さんも経験があるともいますが、学校の教科書ってつまらないですよね。

教科書で面白いものと言えば
・歴史の教科書に載っている昔の事件
・国語の教科書の物語

せいぜいこんなところでしょう。
ただ文字がダラダラ書いてあるのを読むのは子供でも大人でも苦痛なのです。

2.文章を書くとは、相手の知りたいことを伝えること

文章を書く際に、「自分の言いたいこと」を書くと相手には伝わりません。

自分の言いたいことと、相手の知りたいことがマッチしてなければ、どんなに素晴らしい意見でも相手には何の価値もないものになってしまいます。

つまり、文章を書く前にやることは「相手は何を知りたいのか?」を先に知ることが重要です!
例えば「企画書」を例にしてみましょう。

「企画書」と聞くと、派手なアイデアや、奇抜な発想が必要と思う人は多いのではないでしょうか。

しかし、会社側が知りたいことは社員の意見よりも
・客観的なデータ
・必要な予算
・必要な時間
など、現実的なものばかりです。

つまり、文書を読む人のニーズに合わせて書かなければ、何も伝わらないのです。
イメージで言うなら、砂漠で喉がカラカラの人は水が欲しい。プレステ4よりも、100円の水の方が欲しいのです。

同じように、素晴らしい自分の考えより、相手の心の中にある欲求を知らない限り伝わる文章は書けません。
逆に言ってしまえば、相手のニーズが分かれば、文章はスラスラ書けてしまいます!

3.相手の心をノックダウンさせる5大要素

Young funny man in glasses writing on typewriter相手の欲求が分かったら、文章に混ぜるべき5つの要素があります。

・断定
・比較
・具体例
・強調
・根拠

この5つを混ぜると文章は非常に強力になります。

例えば
=====
このお店のラーメンは個人的に美味しいと思うよ。特に豚骨ラーメンが!めっちゃ濃厚なスープで、お店も綺麗っぽいし!絶対行った方が良いと思うよ!
=====
これはダメな文章です。

相手の心を打つ文章は
=====
このラーメンは絶対食べるべき!雑誌に掲載されてる○○ラーメンより毎月2倍のお客さんが来るんだって。特に豚骨ラーメンはパスタで例えるとカルボナーラのような濃厚さで病み付きになる!お店はイタリアンレストランと間違いそうなくらい綺麗な内装だし、絶対オススメ!
=====

どうでしょうか。
仕事で文章を書く時に
「〜と思います」
「〜でしょう。」
「○○がいいです」
とふわっとした曖昧な文章を書いていませんか?

・断定
・比較
・具体例
・強調
・根拠

この5つは文書に混ぜると強力になります。

「でも断定とか強調ってなんだか気が引ける…」という方もいると思いますが、自分の意見を書いている場合は断定や強調が難しくなります。
「ホントにあってるのかな…」と不安になるからです。
ですので、比較、具体例、根拠を提示するときは、客観的に納得できるような権威やデータを利用しましょう。

例えば

A:私は「仕方がない」とか、「難しい」とか言う言葉を言えば言うほど問題解決は遠ざかると思います。

B:『「仕方がない」とか、「難しい」とか言う言葉を言えば言うほど問題解決は遠ざかる。』と孫正義さんも言っているように、まずはどうするかを考えるのが重要です。

同じことを言ってもBの方が伝わりますよね。
何故かと言うと、上司や取引先に取って、「あなたの意見」というのは否定しやすいです。

しかし
・科学的根拠
・偉人の言葉
・実際のデータ
などを持ち出されると、途端に否定できなくなります。

少し悲しいですが、自分の意見より、客観的なデータを使って目上の人の心をノックダウンさせましょう。

まとめ

相手の心を打つ文書を書くための3ステップは

Step①綺麗なお利口な文章書かない!まずは相手のニーズを知る!
Step②断定、比較、具体例、強調、根拠を混ぜる!
Step③否定されそうなことは世の中で認められていることを引用する!

Amazonで売れている、無名な人が書いた本などを読んでみると、今回の記事でご紹介したことが分かるでしょう。

勤続年数が浅かったり、立場が弱い人が上司やクライアントの心を打つにはある程度テクニックが必要です。是非参考にしてください!


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