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マルチタスクは効率が悪い?集中力を高めて仕事を早く終わらせるGTDとは?

現代社会のビジネスにおいて、様々なタスクを処理していく能力はもはや必須とも言えるでしょう。
マルチタスクをこなしているビジネスパーソンも多いのですが、もしそれが原因で逆に作業効率を低下させているとしたら

そのような作業効率化を求める忙しいビジネスパーソンに役立つワークフローのシステムを紹介します。

集中力を高めて作業効率を向上させるGTD(Getting Things Done)

Runner to get to a work solutionGTD(Getting Things Done)というワークフローのシステムに関する考え方をご存知でしょうか?
アメリカの生産性を高める分野などでコーチング活動をしているデビッド・アレン氏が開発した技術で、その受講者や実践者は世界中に広がっていると言われています。

詳細や実践方法などは氏の書籍や日本法人のサイト(http://gtd-japan.jp/)を参照してほしいのですが、ここでは、そのGTDの考え方を利用したタスク管理術について紹介していきます。

GTDって聞いたことないけれど、どんな効果があるの?

A frightened businessman shielding himself with his hands from the drawings of calendars and clocks on the grey wall. Business and time-management. Organizing and planning. Productivity and efficiency.私たちが生活している現代社会では、ただ街を歩いているだけでも様々な情報が溢れていて、さらにはスマホやパソコンなどを使えば気軽に様々な情報に触れられることもあり、その情報量は平安時代の一生分、江戸時代の1年分に相当するとも言われています。

そのような環境下なので、ビジネスの場面でも当然、複数の案件を抱えていたり、突発的な案件に対応する必要があったりと、マルチタスクをこなしながら作業をしている人も多いでしょう。

しかし、そのようにマルチタスクをこなしていく中で、何か1つのことをしていても別のタスクのことが気になって、いまいち作業に集中できないといった経験はありませんか?

実は、スマホやパソコンのメモリと同じで、脳の作業処理に関する容量が決まっているとしたら・・・。
効率が落ちてしまうのも頷けますよね。GTDでは、その落ちてしまった脳の処理能力をクリアにすることで作業に集中し、効率性を高めようという考え方なのです。

GTDを取り入れて、作業効率を上げるための実践方法は?

では、GTDの考え方を使った作業効率を高める方法とは、どのように実践すればよいのでしょうか?

パソコンやスマホの処理能力が落ちた場合、いくつかのタスクを修了させればメモリが解放され処理能力が向上しますよね?これと同じように、マルチタスクを抱えている状態は処理能力が落ちている状態と言えます。

なので、現在頭の中にあるタスクや気になることをすべて書き出してアウトプットしていくことが必要です。
というのもアウトプットすることで、私たちが頭の中で考えている見えないものが可視化されるので、頭の中で考えないよう(=脳をクリアな状態)にしても、忘れてしまうこともないし、わざわざ思い出すという行為もしなくて済むようになります。その結果として、脳がそれらのことに容量を使う必要もなくなるので、集中力も向上します。

そして、そのアウトプットする作業をさらに効率よくするためのおすすめのツールがマインドマップです。

マインドマップとは、頭の中で考えている様々な事柄を項目ごとに書き出し、それらを関連付けしていくことで整理していくものです。そうすることで、頭の中の気になることがすっきりと整理され、やるべきことや足りないものなどの情報も分かるので、別のタスクに取り掛かるときにも、何をすれば良いかが一目で分かり作業効率も向上します。

より高度なタスク処理が求められる場面で効果を発揮する!

この手法を従来の優先順位を基にしたスケジュール管理やタスク管理の方法と組み合わせて実践することができれば、集中力の向上により、飛躍的な成果を生み出すことができるようになるかもしれません。

より高度で複雑なタスク処理の能力が必要とされている現代社会のビジネスパーソンにとって、この技術は、実践して損はないかもしれませんね。


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