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【仕事術】仕事ができる人のメールのテクニック3選!

仕事ができる人間というのはどのように行動しているのか意識したことがあるでしょうか。

実は、メールをめぐるビジネススキルに関してはできている人が意外に少ないようかもしれません。メールを送るタイミング1つ気をつけるだけで、ビジネスは良い方にも悪い方にも動きます。

相手を不快にさせないため、そして相手と円満に仕事をするため、どのように気をつけたら良いのでしょうか。ここではメールをめぐるビジネススキルに関して紹介します。

メールにはすぐに返信しよう

conceptual image, methaphor of busy and fast business, man with airplane desk企業などで働いていると、上司から指示のメールが来ることがありますよね。あるいは顧客からメールが来たり、交渉相手からメールが来たりすることもあるでしょう。

どのようなメールであったとしても、そのメールを受け取ったという旨をきちんと相手に伝えなければいけません。相手から何か指示のメールが来た場合、それにきちんと返事をしなければ相手はあなたがその指示を受け取ったかどうかわかりません。

ですから、返信のメールにはメールをきちんと受け取ったということ、そして自分はその指示をこう解釈している、と自分の言葉で書くことが大切です。それによって相手は自分の言い分がしっかり伝わっているかどうかということを確認することができるのです。

メールを受け取った時点で返信するようにしましょう。

この返信が早ければ早いほど、あなたは相手からの信頼を勝ち取ることができます。この人はきちんとメールを読んでいる、返信が早い、と思ってもらえるようになるのです。

何か変化があったらすぐ連絡しよう

Young businessman with megaphone flying high in skyこれはメール以外でも言えることですが、相手に伝えなければいけない何かが起こった場合、すぐにメールを送って連絡するということが大切です。
例えば、自分が何か間違えていたことに気づいた場合、あるいは相手からの連絡に対して伝えなければいけない何かがあった場合など、とにかくすぐに連絡しなければいけません。

そしてメールで連絡をする場合、重要なことであれば電話をするという選択をすることも大切です。

メールはすぐに見てもらえるとは限りません。ですから、相手にすぐに伝えなければいけない用事の場合はメールに加えて電話をしたり、メールではなく電話をするという決断をすることも重要です。

くれぐれも、「この前連絡を差し上げようと思ったのですが」という言い訳はしないようにしなければいけません。連絡しようと思ったとしても、していないのであれば関係ないのです。ビジネスにおいてはやったかやっていないか、どちらかが重要です。やろうと思ったのかどうかは関係ないのです。

メールにおける敬語を間違えないように

仕事ができる人間のビジネススキルの1つには、敬語を間違えない、そして日本語間違いないということも重要です。仕事をしていると、メールを送る機会がたくさんありますよね。そんな時、毎回日本語を間違えずにメールを送れているでしょうか。

例えば、「おっしゃってください」を「おっしゃられてください」のようにいう人は決して少なくありません。しかし、これだけであなたは「敬語がきちんと使えない人」と思われてしまう可能性が高まります。そのように思われなかったとしても、正しい敬語できちんとメール書かれている方が、読んでいる側にも違和感がありません。むしろ丁寧なメールが来たものだと思えるものです。

仕事柄メールを使っているけれど日本語に自信がないという人はもう一度敬語の使い方を見直してみましょう。もしかしたら間違った敬語を使っているかもしれません。もしもあなたが仲介役として取引先等とメールのやりとりをしている場合、あなたのイメージがあなたの企業のイメージになってしまいます。

ですから、しっかりと文章を組み立てることが重要です。

メールの使い方を見直してみよう

メールはただ単に送られてきたメールを確認し、必要事項を送れば良いと言うわけではありません。 一時期、LINEなどが普及したことによって若者はきちんとしたメールを送ることができないと言われたこともあるものです。

メールには形式があり、メール1本で相手の信頼を勝ち取ることさえできる重要なものであり、決してただ単に連絡事項を伝える便利なツールでは無いのです。

このようなことをしっかりと認識し、今一度自分のメールの使い方を見直してみると良いかもしれません。


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