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【1分記事】メールは使われるものではなく、使うもの~メールテクニック

Person under heap of crumpled papers with hand holding a help sign現代の仕事環境においては、どんな職種であれメールに多かれ少なかれ必ず依存していると思います。
メールの使い方によって仕事の出来、不出来が大きく左右されると言っても過言ではありません。

そこで、私がおすすめする、メールを効果的に使うテクニックをいくつかご紹介したいと思います。

メールフォルダーの分け方

メールの使い方でよく見るのは、送信者毎にフォルダーを振り分けるやり方ですが、これは宜しくありません。
何故なら、「誰から来たか」は分かっていても、「そのメールが重要かどうか」は送り主を振り分けるだけでは判断出来ないからです。
もちろん、社長から来たメールなどは送り主で重要度が分かりますが、ほとんどのメールは実際に読まないと重要性と緊急度が分かりません。

では、どうするのかというと、基本的にはフォルダーへの振り分けは自動ではしません。

例えば、「社内メール」や「社外メール」などといったフォルダをあらかじめ作成しておき、そのフォルダには自動振り分けせずに、受信トレイで読み終わった物を振り分けていくというやり方があります。

そうする事で、「読んでいないメールは受信トレイに残り続ける」という状態になります。
つまり、メールが全て処理できた時は受信メールのメールは全て別のフォルダに移動され、受信トレイにはメールが一つも残っていない状態になります。
こうする事で、メールの未処理が見える化されます。

もちろん、ニュースメールなど定期的に来るメールは、だいたい重要度が高く無い為、自動で振り分けてもいいと思います。
要は受信トレイの状況を見る事で、メールの処理が今どんな状態にあるのかを感覚的に知る事が重要です。
特に、一日100通以上メールが来る人にとっては、とても効果的です。

件名を工夫する

メールボックスを開くと、着信日時順に懸命と発信者が一覧で表示されます。
大量にメールが届く方が分かりやすい「件名」を付けるようにしましょう。

例えば
【緊急】○○
【要対応】○○案件
【資料添付】○○会議議事録
【業務外】お花見会日時のお知らせ

などです。
こういった目立つ表記にすることによって、緊急度、対応が必要かどうか読み手は優先度を瞬時に把握する事が出来ます。

宛先を明確にする

1人だけに宛てたメールでしたら問題ないのですが、複数CCに入れて一斉送信しているものに関し、誰に宛てたメールであるか本文に「○○さん」と名前を入れて送信しましょう。
【お知らせ】など緊急でないもの、対応が不要な案件は「各位」でも構いません。

本文の書き方:ポイント3つ

1.結論を最初に書く
2.簡潔に書く
3.箇条書きで要点をまとめる

「〇月〇日〇時までに○○さんに資料提出お願い致します。」等、冒頭だけを読んで受け取り手が取るべきアクションが分かるよう最初に記載します。
その後の文章は長すぎず、相手にスクロールをあまりさせないよう読みやすさを意識し改行は出来るだけ少なくしましょう。

最後に

メールのコツについてお話させて頂きましたが、今一日何時間くらいメールの処理をしているのか一度具体的に計ってみるのもお勧めです。
個人的には、メールは朝昼晩3回チェックすれば十分だと思っていますが、現在どれくらいの頻度で確認しているか。又、1日何度で何分が一番無駄のないメール処理時間なのかを知っておくことで、さらに仕事効率がアップしていきます。

メールは使われるものではなく、使うものです。
皆さんメールをうまく使っていきましょう!


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