会社に入って何年か経つと、部内会議やチーム会議で「進行役」を任されることもあります。
「ファシリテーター」と呼ばれていますが、この役割を果たす時に必要とされる「ファシリテーション」というスキルがあるのです。
普段中々耳にすることのない「ファシリテーション」ですが、組織において非常に重要となりますので、是非覚えておきましょう。
目次
「ファシリテーション」とは？
「ファシリテーション」は英語では「Facilitation」で、会議の場において、議事の進行がスムーズにいく様に仕向ける潤滑油の様な能力を意味します。具体的には以下の様な能力です。
・問題を掘り下げる
・参加者の意見を引き出す
・意見を整理する
ファシリテーションを発揮することで、お互いが活発に意見交換をしたり理解を深めることで、より良い結果に繋がります。
「ファシリテーター」の基本姿勢
会議の進行役である「ファシリテーター」の最も基本的な姿勢は「中立である」という点です。
参加者が意思決定ができる様に意見交換を促しますが、自ら一方の味方をすることはありません。
一人一人から十分な意見を引出し、最終的に意見をまとめて結論を導き出すサポートをします。
ファシリテーション能力が企業にもたらすメリットとは
企業にファシリテーション能力がある人材がいると、ビジネスにおいて様々なメリットが得られます。
・会議の時間が短くなる
よく会議がダラダラと長引いた割にはたいした改善策が出なかった、ということもあります。これは、その場にファシリテーション能力がある人材がいない為です。
ファシリテーション能力がある人ならば、会議をする前に以下のことを考えるでしょう。
・本当に会議が必要かを判断する
・議題を整理して焦点を絞る
・必要なメンバーを選ぶ
・タイムテーブルを作る
上記により、会議のムダをなくして、席に着いた瞬間から議題に入れる様にします。
その結果、話し合いがスムーズに進み会議時間の短縮に役立つのです。
・活発に意見交換ができる
上司だけではなく実務レベルの担当者等、本当にその話し合いに必要なメンバーを絞ることで、活発に意見交換ができる様になります。
日頃「こうした方が良い」と思っていることを会議の場で発表できれば、他の人もつられて様々なアイデアを出し易くなります。相乗効果により、短時間で多くの意見が引き出せます。
・モチベーションが上がる
ファシリテーション能力により、参加者全員から意見を引き出して、公平に議論を進めていきます。ただ参加するだけではなく、自分の意見も取り上げて貰えたと思うと、全員のモチベーションが上がります。
テンポ良く意見が出て論点が整理されていくと、一つの目標を目指して全員が考える様になり、参加意識が高まるのです。
・生産性が上がる
多くの意見を引出し、ロジカルシンキングに基づき合理的にまとめていけるので、結論を導き出すことができます。目標を見ながらしっかりと舵取りを行うことで、会議が脱線することなく話し合いの成果が得られます。
参加者全員にとって生産性の向上つながるでしょう。
ファシリテーションのコツとは
実際に会議の場でファシリテーターを任された場合には、どの様に振る舞えば良いのでしょうか。
・会議の場を創る
ファシリテーション能力は、会議が始まる前からメンバーをその気にさせることから始まります。まずは、本当に必要なメンバーを選出します。
「何であの人がいないの？」「何でこの人だけなの？」ということがない様に、参加者が話し合う気を起こさせるメンバーを選ぶのです。
また、会議室の雰囲気もやる気を起こさせるポイントです。
入口付近で雑音が気になる会議室よりも、カーペットが敷かれた役員会議室で行った方が、自然と参加者のやる気もアップします。
・全員の意見を引き出す様に努める
会議の場では、参加者全員が少なくも1回は発言が出来る様にします。必要な場合には、突っ込んだ質問をして、より具体的に説明をさせます。
一人一人の意見を受け止めて、最も主張したいと思われる点に関しては後から復唱したり、時には確認の為にホワイトボードを利用して文字や図表を用いて可視化します。
・意見を整理する
会議の残り時間が少なくなってきたら、意見を整理します。議題に沿って、ロジカルシンキングに基き最も効果的な意見を絞り込んでいきます。
最終的には参加者の合意が必要ですので、あくまで客観的に、中立の立場から結論に導いていきます。
ファシリテーションのスキルを身に着けるには
ファシリテーション能力を身に付けるには、以下の様なトレーニングが効果的です。
・聞き役に回る
会議の場では、参加者全員に「自分は選ばれて参加している」と思わせることが大切です。ファシリテーターとして大切なのは「徹底的に聞き役に回ること」です。
参加者に「受け止めてもらえる」と思われれば、より意見も出易くなるでしょう。
・やさしい言葉で言い換えてみる
担当者や上司などは、実務レベルの人にしか分からない難しい言葉を使ってくることもあります。しかし部署が違えば理解できないこともあるのです。
その様な時には、参加者全員が理解できる様に優しい言葉で言い換えて、発言者に「この様な内容で宜しいですか」と確認しましょう。
・参加者の表情に注目する
会議においては、言っていることが分からない、或いは自分と真逆の意見の場合、眉間にしわを寄せたり、首をかしげる人もいます。。
この様な参加者の表情に常に注意して、その都度発言を促す様にしましょう。
ファシリテーション能力は、身に付けておいて損はない！
ファシリテーション能力は、「今何を話し合っているのか」が常に頭の中にあれば、比較的簡単に身に付く能力です。
チームやプロジェクトの成果を上げて、仕事の効率化をめざして是非身に着けておきましょう。