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仕事を同時に効率よくこなすスキルってどうするの?

いくつもの仕事をかかえながら、そのどれもを効率よくこなすあこがれの先輩、あなたの周囲にもいるのではないでしょうか。そんなあこがれの先輩は、どうやって仕事をこなしているのでしょうか。

その秘訣を探ってみましょう。

仕事を同時に効率よくこなすスキルについて、キャリアが長くない人でも取り組みやすい方法を解説します。

まず、同時に仕事をこなすといっても、その全てを同時に同じ重要度でこなすのは難しいということです。そこで以下の3つのポイントを意識して取り組みましょう。

仕事の優先順位を考えてから取り組む

まずは今抱えている仕事の優先順位を決めましょう。

すぐ対応しなくてはならないのはどれか、重要な仕事はどれか、相手のある仕事であり遅れると迷惑をかけてしまうのはどれかなど、色々な面から検討しましょう。自分で優先順位を決めることが難しければ、上司や先輩に相談するのも一つの方法です。

ただし、いつでも先に相談ばかりしていると、いつまでも自立することが出来ません。相談する前にまず自分なりに優先順位を考えて案を作りましょう。時間をかけて正式な物を作る必要はありません。それこそ時間の無駄です。メモ程度でよいのです。

相談するときには、以下のように自分の考えを述べて見ましょう。いきなりは難しくても、徐々に意識をしていくと良いでしょう。

Aの仕事はこういう理由で最優先します。次にBの仕事については、まずこの部分だけをやっておいて、Aの仕事がある程度軌道にのってから、Aの仕事と併行してBの仕事にも取り組みます。Cの仕事は空いている時間に細切れに少しずつ取り組もうと思っています。

すぐに仕事にとりかかる

時間の使い方の上手な人は、ちょっとしたサインやコピー、片付け、簡単な書類のファイリング、ファイルした書類のタイトル記入など、すぐに出来ることをすぐにします。
しかし反対にいつも何でもギリギリになってしまう人を見ていると、すぐにできるような簡単な事さえ、後でやろうとしてしまうのです。

簡単なことは、後でやろうと思う気持ちよりも前に、手が動いてさっさと終わらせてしまう位すぐに取り組むことを意識しましょう。

また、複雑な仕事や、多くの人が関わっている仕事、相手があり自分だけですぐには取り掛かれないような仕事の場合でも、打合せの日程決めなどは出来るだけすぐにやりましょう。

相手の都合を確認する、会議の場所を予約する、資料の準備をそれぞれの担当の人にお願いするなど、全体を終わらせることが出来なくても、その中のすぐにやれる部分には即取り組むことを心がけることが大切です。

時間の使い方が上手な人は必ずと言ってよいほどやっていることです。

時間がない時は完璧にこだわりすぎない

いつでも仕事の完成度は完璧、でもあの人に頼むとなかなか仕事が終わらない、そういう人はあなたの周りにもいるのではないでしょうか。

急がない仕事ならあの人が確実だけど、急ぐときはあの人に仕事を頼むと間に合わなくなってしまう。あの人にいくつかの仕事を同時に頼むのは厳しい、そう思われてしまいがちな人がいるのではないでしょうか。

いくつかの仕事を同時にまわすには、どうしても時間が足りない時も出てきます。そのような時は、早めに人に声をかけて、一部の仕事を手伝ってもらうのもありです。自分で全てやり遂げようとした結果、間に合わずよけいに迷惑を掛けてしまう結果にならないようにしましょう。

また、思い切って省いても問題ないところは省いてもよいのです。いつもは会議でパワーポイント資料を作り説明するところを、手書きのメモをコピーしてそれを配布しての説明でもOKといってもらえる会議なら、そうしましょう。いつでもたった一つのやり方にこだわるのではなく、フレキシブルに対応しましょう。

仕事を同時に効率よくこなすためには、時間の使い方を意識することが大切

young business woman corporate executive relaxing sitting on a chair in the open air outdoors仕事にかけられる時間には限度があります。いつも残業ばかりしていては集中力も落ちてしまい、長くは続きません。時間をどのように使うのか、何に時間を掛けるのか、意識をすることで効率の良い時間の使い方が身に付きます。

キャリアの長くない方でも取り組みやすい上手な仕事の進め方のコツについてご紹介しました。

まずは出来ることから積極的に取り組み、同時に仕事をこなせる人を目指しましょう。知らないうちに今度はあなた自身があこがれの先輩になっていること間違いなしです。


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