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仕事の効率化のワンステップ 優先順位付けをしよう

優先順位付けをしよう

最近は、仕事のスケジュールをオフィスソフトやアプリを使用して公開し、外出やミーティング、かかりきりにならなければいけない作業などを記載してその日の動きを部署や社内で共有することは当たり前になっていますね。
しかし、自分はこの2時間はこの作業に集中するぞ!と決めて、スケジュールに入れておいても、クライアントやユーザー様にはわかりませんし、問題やクレーム対応は待ってくれません。

その場その場で来るものに対応していると、やろうと思っていた作業が後回しになってしまい、残業に。。。そんなことはありませんか?

もちろん、やむを得ない残業というものはあります。一時的に、サイトの公開日前だとか、新しいシステム導入をした直後の監視だとか、もしかしたらお客様のご要望での待機なんてことも。それはしょうがありません。

しかし、日常の作業の中で、前もってわかっているもの、日課になっているものについては、効率的に行えば時間を短縮していくことはできます。

ちょっと待って、本当にそれが最優先?

e58216e6aa710e52331de65bcdd365bc_s自分の作業中に、クライアントから電話が入って何らかの依頼を受けた場合、クライアントからのご要望だし、ということで、先ほどまでやっていた作業を中断して、その依頼に対応したりしたことはありませんか?

もちろん、クライアントからの依頼に対応することは大切です。ただし、それは先ほどまで自分がやっていた作業とどちらが優先か、一度確認してみましょう。

クライアントからの依頼についても、いつまでに、どのように対応しなければいけないのか、自分で判断、または相手に確認しましょう。意外と、明日まででいいよ、忘れないように電話しただけだから、というようなこともあるかもしれません。

また、自分が先ほどまでしていた作業は、自分の作業後に別の担当者の確認や、引継ぎでの作業があるとしたら、あなたの作業が遅れることで、下流工程の人の予定も狂っていってしまうかもしれません。
それでも、クライアントからの依頼が優先の場合は、自分の作業スケジュールが変わることで影響がある人に一言伝えておくなど、フォローを忘れないようにしましょう。

また、他社の承認や手続きが必要で、一度間(ま)があく作業なら、先に処理してしまって、その「間」にほかの作業をするということもできますね。

デジタル頼みをしすぎない 意外とアナログも便利

8a8320b3e63e28fa78a52562639c0cbb_s手で書いた文字というのは、PCで打つよりもきちんと記憶されるそうです。
今日やらなければいけないこと、今秋やらなければいけないことなどを、To Doリストとして手帳やスケジュールに書き込んでいる人も多いかもしれません。

意外と便利なのは、裏紙などでも良いのでメモとして、今日一日の動きを自分で朝確認をすること。
書き出して、終わったら消す。紙一枚、すべて消し込んだら、その紙は捨てて今日は帰る。タスクが残っていたら、明日やり忘れないように、机上に置いていく。そんな単純なことでも、やり忘れがなくなったり、優先度合いを確認することができます。

やり方は人それぞれ。しかし、優先順位をつけることで、自分だけではなく、関係者の無駄な時間をなくすことも可能です。
目の前の仕事をやる前に、次の仕事についても考えてみましょう。


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