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付け焼き刃で役に立つ!正しく意図を伝えるための3つの方法!

社会に求められる人材の条件として「コミュニケーション能力」が非常に重要であることは言うまでもないことかと思います。

このコミュニケーション能力とは、人と打ち解けるのが上手・話を引き出すのが上手・誰とでも仲良くなれる等、場面によっていろいろな捉え方ができる言葉ですが、ビジネスの場面におけるそれは「自分の意図することを他人に正確に、過不足なく伝えられる能力」のことを指します。

今回はこのビジネスの場面におけるコミュニケーション能力を高めるために、特別な訓練をせずとも明日からでも実践できる3つのテクニックを紹介したいと思います。

結論から話す!

One arrow of many hitting the center of the targetこのテクニックはよく言われることで、1度は耳にしたことがあるのではないかと思います。
「結論」とはその話における一番伝えたいポイントであり、冒頭に持ってくることにより話の終着点が即座に明確になるのです。

話の終着点を先に話すことで、相手は「どんな話が始まるのか」が容易にイメージできるようになり、続く説明がとても理解しやすくなります。

最初にダラダラと話の結論から逸れたところを話したところで、余計な情報が多すぎて、何を伝えることが目的なのか聞き手はわからなくなってしまいます。
そしてお互い時間の節約にもなるというメリットもありますね。

では「結論から先に伝えたいけど、この話においては何が結論なんだろう?」と考え込んでしまうような時には、『一言でいうと…』の後に続くフレーズを思い浮かべてみてください。それが、話の結論です。

話をシンプルに伝えることで、相手にとっても回答がしやすいという効果もあるのです。

ゆっくり、自信を持って話す!

Handsome mature businessman is talking on the mobile phone and smiling while working in office緊張していたり、あるいは伝えたい気持ちが強すぎたりするとつい早口でまくし立てて話をしてしまうことがあります。すると聞き手にも緊張感を与え、ペースの早さゆえ理解が追いつかないという事態になってしまいがちです。

逆に、萎縮するような喋り方でオドオド話をされても、相手にとっては聞き苦しく、正しい理解の妨げになったりもします。

つまり、他人に正しく意図を伝える上では「聞きやすさ」がとても重要ということです。

そこで、聞き手が一度も聞き返すことがないくらいにゆっくりと、自信が溢れるほどの明瞭な声で話すことを心がけてみてください。
ゆっくり話せば自然と声も落ち着いたトーンとなり、相手に与える緊張感も激減します。

では「どれくらいの話すスピードが適切なんだろうか…」と考え込んでしまう場合には、ニュースキャスターが話している速度をイメージしてみてください。
落ち着いていて、明瞭で耳から頭へスッと入ってくるような話し方ですよね。

なお、抑揚をつけて話すことは「美しく」聞かせるためのものであり、わかりやすく聞かせるためにはそれほど重要ではありません。

簡単な言葉で話す!

Little boy playing with can phone connected by string, concept for talking to yourselfよく、自分の博識さをアピールしたいがゆえなのか、難しい専門用語を駆使して話をしている方がいます。
これは、専門用語を完璧に理解している相手に対してであれば問題はないのですが、そうでない相手に対しては控えた方がよいでしょう。
なぜなら普通の人は、少しでもわからない説明や単語があると、その瞬間に話が理解できなくなってしまうからです。

そんなことにならないように、できるだけ誰にとってもわかりやすい言葉を使って話をするよう心がけましょう。
目安としては、小学生に話を理解してもらうくらいのわかりやすさを意識するべきでしょうか。

「そんなの逆に難しくて実践できないよ!」という場合には、話の中で「これ」「あれ」「それ」「どれ」などの指示代名詞を使わずに、極力固有名詞を用いるだけでも随分違うと思います。

指示代名詞は便利な言葉ではあるのですが、多用するとただでさえ混乱を招きますし、場合によっては聞き手にまったく違うものとして解釈されてしまうおそれもあります。

「意図を伝える」とは!

asian businessman standing and talking in office.タイトル通り付け焼き刃ではあるものの、小手先の技術だけで少しでも話上手になれるのなら、それに越したことはありません。

そもそも「意図を伝える」というのは、相手にどうしてほしいのか、ただ伝えただけでは不十分です。
内容を相手が正しく理解したことを確認して、はじめて「伝わった」と言えるのです

この「伝える」能力は一朝一夕で身につくものではありませんが、多くの場数を踏んでいくうちに必ず上達するものです。
紹介した3つのテクニックをすべて実践しなくても、自分に合っていてすぐできそうなものから選んで試してみてはいかがでしょうか?


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