wakus

ビジネスマナーとしてのメールのあり方を理解しよう

ビジネスメール

インターネットが普及してから、人とのコミュニケーション手段が大きく変わってきました。
個人でもビジネスでも方法がメール主体に変わってきたからです。

従来の方法は電話、FAXというような方法でした。
現在でも電話、特に携帯電話やスマートフォンによる電話連絡をすることがありますが、メールを使う機会がより一層、増えてきています。
しかも、インターネットがつながれば場所や時間の制約もなくメールが使えます。

したがって、ノートパソコンやらタブレットパソコンを活用し、外出先からでもモバイルインターネットでメールのやり取りもできる点も大きなメリットとなっています。
しかも、単なるテキストによる連絡だけでなく資料、画像なとも電子化して添付資料として同時に発信することができます。
相手先は一人だけではなく必要に応じて多数の人にも送ることが可能なので、組織内や関係各所との情報共有化にも大いに機能を発揮してくれます。
一方でメールに関してのビジネスマナーも理解して活用することも重要です。

メールの性質を理解しよう

9d786c8964b84b1cf539a4584f85f2c5_sメールは一報的な伝達手段でもありますので、電話の様にリアルなインタラクティブ性がありません。
相互の意思疎通をメールで図ろうとするならば、ある程度のタイムラグが発生してしまいます。
このようなメールの性質を理解して活用することが大事なのです。

メール文章の書き方

987eca87017b5f2fa265f89558d4724a_sまず、意識しなくてはならないことは、メール文章の書き方です。
誰に対して、どのような目的でどのような内容を伝えたいのか?
あるいは、送り手側の考えを伝えるだけでなく先方の考えや意見も求めるのか?
それもいつまでに返信が必要なのかをキチンと伝える必要があるのです。
いわゆる5W1Hという考えた方です。

誰が、
いつまでに、
どのようなことを、
どんな方法で行うのか?

ということをメール文に明記しておくことです。
しかも、簡潔明瞭に記さなければなりません。
ビジネス文書の書き方というノウハウがありますが、基本的にはこれに踏襲して書いていくことが必要です。

メール前後は電話で補足説明を

0a1df50bad4dec78361ad52aa738f74a_sメールを送る前、送った後は電話による補足説明をしておくことも必要でしょう。
「メールは、伝達、連絡手段なので、わざわざ電話する必要があるのでしょうか?」
と疑問を持たれる人もいると思います。
しかし、前述したように、メールは一方通行的な性質があります。
受け手にとっては、気付かない場合やメールの重要性が分からず、読み飛ばしてしまう人も少なくありません。
人によっては1日に数百通のメールを受信し読むだけでも必死になっている人もいます。
相手の立場や環境を察知してフォローすることも必要です。

「このような趣旨のメールを送っていますので、後でご確認下さい。」
という電話連絡だけでも結構です。
それだけでも、メールの効果が一段と高まってきます。

送信前は必ず確認を

718310b36f88b71ee1f1b5ab4ebdaa0f_s他に注意しなければならないことは誤送信です。
最近は、情報セキュリティー管理が厳しくもとめられることに時代です。
下手をすれば全く関係ない相手に貴重な社内情報を送りかねません。
したがって、メールを送る前にアドレスが間違っていないかを確認することもメールのビジネスマナーと言えるでしょう。


LEAVE A REPLY

*

Return Top